Süreç madenciliği yaklaşımı kullanılarak süreç geliştirme metodolojisi: Devlet üniversitesi elektronik belge yönetimi sistemi örneği

Abstract

Gelişen teknoloji ve artan rekabet ortamı özel şirketler ve endüstrilerin yanı sıra tüm kurum ve kuruluşların da bu değişime adapte olma ihtiyacını beraberinde getirmiştir. Süreç ve Süreç yönetimi gibi kavramların da yıllar içinde öneminin artmasıyla birlikte süreçlerle yönetim anlayışı gelişmiştir. Bu durum beraberinde süreçleri kontrol etme ve takip etme ihtiyacı doğurmuştur. Tüm bu gelişmeler ışığında verilerin gitgide önem kazanması şirketlerin süreçleri, bu veriler yardımıyla en iyileştirmeye ya da popüler tanımıyla optimize etmeye sevketmiştir. Gelişen teknoloji ile birlikte şirketlerde gelişen kurumsal kaynak planlama sistemleri ve mantığı gitgide yaygınlaşmıştır. Kurumsal Kaynak Planlaması (ERP) ile birlikte departmanlar arası işbirliği, verimlilik ve düşük risk sağlanmış ve standart süreçler oluşturulmuştur. Bu süreçlerin oluşturduğu sistemlerin olduğu kurumlarda yetki, sorumluluk ve iş tanımları da aynı zamanda standartlaşmıştır. İşlerin sevk ve idaresi kolaylaşmış, verimlilik artmıştır. Şirketlerin varlık amacı olan karlılığın sağlanması açısından önem arzeden tüm bu süreçlerin modernizasyonu, takibi ve ölçümlenmesinde ERP'den elde edilen verilerin önemi artmıştır. Bu verilerin temel olarak ERP gibi veri ambarlarından elde edilmesi ve işlenebilir hale getirilmesi ile veri bilimi gelişmiştir. Makine öğrenmesi, İş akış yönetimi (WFM), İş Süreç Yönetimi (BPM) gibi kavramarın da gelişmesi ile de süreç madenciliği bu verilerin işlenmesini olanaklı hale getirmiştir. Literatürde süreç madenciliği ile ilgili çalışmalar gitgide artmakla birlikte çeşitli endüstrilerde çok farklı organizasyonlar için süreç madenciliği çalışmaları yapılmaktadır. Literatürde, yükseköğretim kurumlarında yazılım geliştirme çalışmalarında süreç madenciliği çalışmaları yapılmıştır ve bu bağlamda bu çalışmanın literatüre katkı sağlayacağı da düşülmektedir. Süreç madenciliği ve süreç haritalama birbiri ile oldukça ilintilidir. Süreç haritalama süreç madenciliğinin bir parçası, süreç madenciliğinin içinde bir kavramdır. Bu tez çalışması kapsamında süreç madenciliği yazılımından faydalanarak süreç haritalama yapılmıştır. İTÜ EBYS diğer bir adıyla Papirüs verileri; işlenerek süreç madenciliği çalışmasına uygun hale getirilmiş sonrasında ise gerekli analizler yapılarak üniversite bünyesindeki süreçler çıkarılmıştır. Çıkarılan bu süreçler İTÜ ERP projesi olan UNIVERP geliştirme çalışmalarında yazılıma ait modülleri önceliklendirme ve genel şablonun belirlenmesi açısından faydalı olacağı düşünülmektedir. Bu tez çalışması 5 ana başlıktan oluşmaktadır. Çalışmanın ilk bölümünde literatüre genel bir bakış ve konuya giriş yapılmıştır. Ayrıca çalışmanın amacı da ilk bölümde belirtilmiştir. Çalışmanın İkinci bölümünde ise Süreç kavramı ve özellikleri, süreç madenciliği kavramları üzerinde durulmuş ve tüm bu süreç madenciliği çalışmalarında kullanılabilir yazılımlar ve özellikleri tablo halinde özetlenmiştir. Ayrıca ikinci bölümde literatürdeki çalışmalara daha derinlemesine detaylı bir bakış yapılmıştır. Literatürdeki süreç madenciliği çalışmalarının çok farklı alanlarda olduğunu ve gitgide genişlemekte olduğu anlatılmaya çalışılmıştır. Çalışmanın üçüncü ve dördüncü bölümünde metodoloji ve uygulama açıklanmıştır. İstanbul Teknik Üniversitesi, kurum içinde gerçekleşen yazışmaları ve dokümanları EBYS'de tutmaktadır. EBYS aracılığıyla veri başlıkları, veri içerikleri, ilişkili kişiler ve tarihler gibi bilgiler görüntülenebilir. Gerektiği zaman vaka özelinde çalışmalar yapılsa dahi tüm EBYS verilerinin etkin bir kullanımı şuan için söz konusu değildir. EBYS verilerinin işlenmesi ile birlikte kurumsal kaynak planlama (ERP) yazılımının kullanımına geçilmesi planlanmaktadır. ERP ile projelere, muhasebeye, risklere ve mevzuata uyan sistemler tasarlanabilir. Yeni sistemle birlikte süreçlerde yeralan verimsizlikler büyük ölçüde azaltılarak bir standarda bağlanması mümkün olacaktır.EBYS'den alınan veriler ve departmanlardan gelen iş akışları, süreçler ile birbirine bağlanır. Veriler ve süreçler arasında ise kullanıcılar bağlantı sağlar. Böylece süreçler ve çalışanlar sisteme entegre hale gelir. İlk aşamada İTÜ BDB' dan alınan ham veri incelenmiş ve işlenmeye başlanmıştır. Veriler hem içerik hem de biçim bakımından düzenlenmiştir. Olay günlüklerindeki gürültüler tespit edilmiş ve temizlenmiştir. Veriler işleneceği uygun görülen DISCO süreç madenciliği yazılımına uygun hale getirilmiştir. Uygun formata gelen veriler DISCO üzerinde incelenmiş uygun filtreler kullanılarak. İşlenmiş veri setindeki her bir gruba ait alt kırılımınların süreç haritası oluşturulmuştur. Bu bölümde süreç haritaları oluşturulurken iki şeye dikkat edilmiştir. Birincisi olay günlüklerindeki frekanslara göre pareto analizi yapılmıştır. Yani 80-20 kuralı olarak da bilinen pareto analiziyle veri grupları önceliklendirilmiştir. Sonrasında ise önceliklendirilen veri gruplarının alt kırılımları da aynı kural kapsamında yeniden önceliklendirilmiştir. İkincisi ise alt kırılım süreç haritaları çıkarılırken İTÜ Kovanda bulunan verilerden de faydalanılmıştır. İTÜ UNIVERP yazılım geliştirme ekibinin yaptığı toplantılar İTÜ'de bizzat ERP'ye geçirilecek süreçleri elle yapan idari personellerin iştirakleriyle yapılmıştır. Ve bu toplantılarda süreçlerin elle yapılması aşamasında genel geçer olarak nasıl yapıldığına dair bilgiler toplanmış ve Microsoft Visio üzerinden akışlar çıkarılarak Kovan üzerine arşivlenmiştir. Bu tez çalışması kapsamında da DISCO yazılımına yüklenmiş olan işlenmiş veriler aracılığıyla süreçlerin haritalanması yapılırken bu verilerden faydalanılmıştır. Böylelikle İTÜ' de Papirüs üzerinde kişi/kurum'lara yapılan tebliğ/tebellüğ işlemleri sırasında oluşan olay günlükleri anlamlandırılarak evrak hareketliliğine dair süreçler çıkarılmıştır. Son Olarak, olay günlüklerinin istatistiklerinden faydalanarak çeşitli analizler yapılarak, ERP geçiş'te genel bir hat ve önceliklendirme işlemleri yapılmasına katkı sağlanmış ve verinin doğasından gelen nicelikler -gönderim yöntemi gibi- yardımıyla incelemeler yapılmış ve outlier(aykırı değer ve akışlar) tespit edilmiştir.