Bir Türk inşaat firmasının teklif hazırlama yöntemi

Abstract

İnşaat işletmelerinin(yüklenicinin) ömrünün devamı ihalelere katılmak suretiyle yüklenecekleri projelere bağlı bulunmaktadır. Ancak amaç salt olarak projenin yapım hizmetini üstlenmek değildir. Bir taahhüt işinin amacı; taahhüt edilen işin sözleşmede ve şartnamelerde belirtilen bütçe, süre ve kalite üçgeninde yapımı ve bu çerçevede beklenilen karın elde edilmesi, kısıt parametrelerle firma karlılığının ve beklentilerinin optimizasyonudur. Bu amaçla yüklenicinin, teklif dosyasını elde etme ve teklif sürecindeki çalışmaları bir kat daha önem kazanmaktadır. Merkez Ofis İhale Hazırlama Departmanında İhale Hazırlama Mühendisi görevinde çalışmakta olan yazar, görevinde bulunduğu süre içinde edindiği deneyimler ve sahip olduğu akademik bilgileri çerçevesinde firmada halen uygulanmakta olan tahmin ve teklif sürecini iyileştirmeye yönelik bir çalışma yapmaya karar vermiştir. Bu noktadan hareketle yazar bu tez çalışmasında şunları amaçlamıştır;. Firmada halen uygulanmakta olan tahmin öncesi, tahmin ve teklif süreçlerinin değerlendirilmesi, iyileştirilmesi ve eksik noktaların geliştirilmesi,. Söz konusu süreçte karşılaşılan genel sorunların belirlenmesi,. Firma kitaplığı için konuyla ilgili kaynak bir eser hazırlanması ve ileride konuyla ilgili yapılacak çalışmalara ışık tutması,. İleride taahhüt ve yüklenicilik sektöründeki firmaların teklif hazırlama bölümünde çalışmayı düşünen genç inşaat mühendislerinin bu tez çalışması kapsamında ele alman süreci tanımalarını sağlamak ve meslek yaşamlarında karşılaşabilecekleri sorunları çözmede yardımcı olabilecek bir eser hazırlanması. Bu amaçla Giriş bölümünde, tez çalışmasının kapsamı, amacı ve içeriği açıklanmıştır. Bölüm 2'de, tez çalışması kapsamında ele alman süreçte yer alan organizasyon birimleri tanıtılmıştır. Bölüm 3'de, firmada tahmin ve teklif hazırlama süreci öncesinde yapılan çalışmalar anlatılmıştır. Bölüm 4'de, ihale dosyasının ne olduğu ve yurt içi veya yurt dışı proje oluşundan bağımsız, esas olarak bir ihale dosyasının ne gibi bölümlerden oluştuğu açıklanmıştır. Bölüm 5'de, ihale dokümanlarının incelenmesi, değerlendirilmesi ve üst yönetim tarafından ihaleye katılım kararının verilmesi amacıyla yapılan, esas olarak deneyimlere dayalı, çok yönlü çalışmalar anlatılmıştır. VM Bölüm 6'da, ihale dosyasının merkez ofise ulaştırılmasıyla, ihaleye katılım kararının verilmesinin ardından, projeyle ilgili verilerin toplanması amacıyla yapılan çalışmalar anlatılmıştır. Bölüm 7'de firmada tahmin sürecinde yapılan çalışmalar anlatılmıştır. Sırasıyla iş paketi bazmda dolaysız maliyetlerin belirlenmesi amacıyla yapılan çalışmalar, dolaysız maliyetlerin tablolaştrnlması, proje genel giderlerinin sınıflandırılması ve tablolaştınlması ile ilgili konular ele alınmıştır. Bölüm 8'de, üst yönetimin etkin rol aldığı teklif sürecinde, hazırlanan tahminin teklif haline dönüştürülmesi ile ilgili çalışmalar detaylı olarak anlatılmıştır. Sonuç ve öneriler bölümünde, tez kapsamında incelenen firma tahmin ve teklif süreçleriyle ilgili çalışmalar değerlendirilmiş, karşılaşılan sorunlar belirtilmiş, sürecin iyileştirilmesine yönelik önerilerde bulunulmuştur. Yazar tarafından geliştirilen teklif hazırlama maliyet yapısı, Burkhardt'ın ihale aşaması öncesi maliyet yapısıyla genel olarak karşılaştırılmış ve saptanan farklılıklar açıklanmıştır.

The lifecycle of construction companies(contractor) depends on the projects that is undertaken by attending to Tenders. However, undertaking the construction job is not the only aim. The aims of a construction project are; completing the project within the limits of budget, time and quality mentioned in the tender documents, obtaining of the profit, optimization of company profit and expectations within the limited parameters. Thus, the studies of the contractor while obtaining the tender documents and tender process are extremely important. The contractor is willing to estimate all the costs related to the project. The cost of the project to the contractor consists of direct and indirect project costs (overheads) and the risk costs that the contractor may encounter during the construction process. The aim of the contractor is to estimate these costs (planned costs) in order to reflect the actual costs after the completion of the project. The components of the aim of the contractor to estimate the project costs are to calculate the quantities and costs of different work packages. The writer, who is working as Cost Estimate Engineer at the Head office of a Turkish construction company, aims to use his work experience and his academic knowledge in his study to improve the estimate and tender process which is being used presently at the company he is working. From this point of view, writer's aim for this study may be summarized as follows:. To appraise, improve and develope the pre-estimate, estimate and tender process within the company,. To indicate the general problems encountered at these processes,. To prepare a referance book for either the company library or studies to be done later related to the subject,. To introduce the related process defined at this work and to highlight the problems and suggest solutions to the young civil engineers, planning to work at the tender preperation departments of a contractor construction companies, that they may encounter during working life. In fulfilling these aims, each chapter has a specific and entegrated function with the other chapters. At chapter 1, general explanations related to the subject are given and the aims of study are mentioned. At chapter 2, the organizational units involved in the process are introduced. At chapter 3, pre-estimation process is explained. At chapter 4, tender documents are explained apart from being national or international project, the sections of a tender document are explained briefly. At chapter 5, efforts, that are based generally on experiences within the company, are explained in order to examine, study and decide on bidding for the Contract. At chapter 6, collection of information works, after the tender documents are brought to the head office and the the decision of bidding for the Contract is given, are explained. At chapter 7, estimation process within the firm are explained. Determination of direct and indirect project costs and project overheads are explained. At chapter 8, adjudication process, on which the management has an important role is explained. At conclusion, estimating and tendering process within the examined company is studied, problems encountered during the process are mentioned and proposals to improve the process are explained. Cost structure at tendering process which is developed by the writer for the company he is working for, is compared with the cost structure developed by Burkhardt at I960' s and differences are determined briefly.