MRP II, A Human System

Abstract

18. Yüzyılda başlayan endüstriyel devrim ile birlikte, Adam Smith' in iş de standartlaşma ile başlayan üretim kontrol sistemleri, 20. yüzyılda bilgisayarların da devreye girmesi ile büyük bir patlama yapmıştır. Bu yaklaşımlardan biri olan MRP II sistemi II. Dünya Savaşının sonrasında endüstriyel kuruluşlarda çok fazla kullanım alanı bulmuştur. MRP II'nin üretim sistemi içerisinde nereye konulması gerektiği büyük bir sorun olmuştur. Bugünlerde, değişen piyasa koşulları ve rekabet ortamına uyum sağlamak amacı ile Robotics, Tam-Zamanında-Üretim, Kalite Çemberleri, CAD/CAM, İstatistiksel Proses Kontrol, vb. gibi bir çok yardımcı yaklaşım vardır. Yukarıda sözü geçen sistemlerin hepsi çok mükemmel araçlardır. Fakat etkili bir planlama ve / veya Çizelgeleme sistemi olmadan yeterli olamazlar. Nedeni çok basitdir;. Çok verimli olarak, yanlış ürünlerin üretilmesi hiçbir işe yaramaz. Çok Kaliteli olarak stokda uzun zaman bekleyecek üretimler işe yaramaz. Çok çalışarak ayar sürelerinin ve lot büyüklüklerinin düşürülmesi, kötü bir çizelgelemenin getirdiği, neyin ne zaman gerekli olduğunun bilinmemesi durumunda çok az bir yarar sağlayacaktır. MRP sistemlerinin geliştirmesi olan, MRP II ( Üretim Kaynakları Planlama. ) ; eskisine ek olarak iki yeni özelliği de bünyesinde toplamıştır. Muhasebe ve Simülasyon. . Muhasebe; Operasyon Planının tane, kg, vb. Birimlerden f inansal birim olan TL, dolara çevirebilme özelliğidir. Simülasyon; " Eğer Ne ? " sorularının sorulabilmesine imkan vererek, hem parça hem de finansal olarak detaylı, uygulanabilir yanıtların alınması özelliğidir. Ollive Wight' ında belirttiği gibi bu universal üretim eşitliği olan, MRP sistemlerinde aşağıda sıralanan dört sorunun cevabı aranır; 1. Ne Yapacağız ? 2. Bunu Yapmak İçin Ne Gerekir ? 3. Elimizde Ne Var ? 4. Ne Satın Almamız Gerekir ? MRP sistemlerini kullananlardan bazıları istenilen veya bir diğer anlamda düşünebildikleri sınırlara kadar gelmiştir; büyük bir çoğunluk için ise bir düşkırıklığından öteye gidememiştir. Bunun sebebi ise kendi görüşümce, bu sistemi kullananların gözünde MRP ( Malzeme İhtiyaç Planlaması ) sisteminin bir bilgisayar programı olarak yorumlanmasıdır. Bu noktada eksiklik, MRP II için bu işin sosyal yönünü; organizasyonel yapıdaki değişiklikler, geçici formasyonlar, kişilerin bakışı vb. faktörlerin de, başarılı bir proje için çok önemli olduğunun göz ardı edilmesinden kaynaklanmaktadır. Böyle bir sistemi yerleştirken unutulmaması gereken iki öneli nokta vardır; 1. Sistemin kurulması Firmanın bir numaralı önemli işi değildir. İşletme kapanır ise MRP' yi uygulayacak yer kalmaz. 2. Olabilecek minimum sürede sistemin yerleştirilme çalışmalarının tamamlanmasıdır sebebi ise hem maliyetin artması ve hem de kişilerin heyecanının uzun süre ayakta tutulamamasından ileri gelmektedir. MRP II sistemlerinde, firmalar bu sistemlerden yararlanma ölçülerinde A' dan D'ye kadar sınıflandırılırlar. A sınıfı işletmeler, işi yürütmek için sistemi kullanırlar, İşin bütün alanlarında MRP II sistemi kullanılır. B sınıfı kullanıcılar; Sistemi çizelgeleme ve yüklemede kullanırlar, Üretim ve Satmalına Departmanları kullanılır. C sınıfı firmalar, Sistemi sipariş için kullanır, Üretim ve Kontrol Departmanında kullanılır. D sıfı işletmeler ise; sadece veri işlemede kullanılır, Çalışanalarca kullanılmayan bir diğer bilgisayar programı olarak görülür. MRP II sistemi bilgisayarca mümkün kılman, bir insan sistemidir; Başarısız bir yerleştirme çalışmasında bulunan kişiler kendilerine şu soruları sormalıdır; 1. Bilgisayar mı kaybetti ? 2. MRP II sistemi mi kaybetti ? 3. Çalışanlar mı kaybetti ? Bu sorulara verilecek yanıtlar ise oldukça açıktır; bilgisayar kaybetmedi, çünkü bilgisayar işlem gören bilgileri sunan yani, işini her şart altında yapan tek faktördür, MRP II ^mi kaybetti hayır, çünkü şans verilmemiştir, peki kaybeden kim ? Çalışanlar. Çalışanlar, yeni bir sistemi kurmakta veya kullanmakta başarılı olamadılar. Proje Yönetiminde, üç ana değişken vardır; zaman, iş ve kaynaklar; yapılacak işin büyüklüğü, belirlenen zaman, işin başarılması için yeterli kaynak miktarı. Bu noktada, üç kaynaktan ikisi sabit olarak düşünülebilir. Yapılacak en büyük yanlışlık, kaynakların ve yapılacak işin sabit olduğu düşünülmesidir, bu, geriye kalan tek değişken zaman faktöründeki oynamaları kabul etmektir. Doğrusu, Yapılacak iş, ve zamanın sabit olarak kabul edilip, kullanılacak kaynakların ( İnsan ve / veya Yatırım ) değişken olarak ele alınmasıdır. Önceden MRP II kuruluş çalışmalarının nasıl yürütülmesi gerektiğine dair belirlenmiş bir yol yoktu. Başarısız bir proje çalışmasının birinci kuralı olan, kuruluşlar bünyelerindeki yapı doğrultusunda bir yerleşim planı hazırlayıp veya hazırlamadan bu işe girişmişlerdi. Fakat şimdi A sınıfı bir kuruluş çalışmasının Oliwer Wight'ın Make It Happen Kitabında belirttiği gibi; test edilmiş ve kanıtlanmış bir yöntemi vardır, "Proven Path". Bu yol, bir teori veya evde oturup düşünerek yapılmış m değildir, geçen yirmibeş yıllık deneyim, yanılma, testlerin ürünüdür. İzlenecek Strateji üç aşamalıdır ilk önce temel MRP dediğimiz Satış ve Operasyon Planı, Malzeme İhtiyaç Planı, Satış Şevki yat Modülü ve Stok doğruluğunun sağlanması; ikinci aşama Çevrimi Kapama, işletme sahası kontrol, ürün ağacı ve rota yapısının kurulması; son ve üçüncü aşama ise maliyet ve simülasyon çalışmalarıdır. Bu çalışmaların yapılabilmesi için sürekli veya geçici organizasyonel sorumluluk ve formasyonların kurulması gerekmektedir. Bunlardan ilki bütün zamanını bu işe ayıracak, firma içerisinden, işletme geçmişi olan, iyi tanınan ve iyi iletişim yetenekleri olan bir Proje Lideri. İkinci olarak İşletme düzeyinde projenin yürütülmesinden sorumlu olacak, Proje Takımı. Üst Yönetim tarafıdan oluşturulacak, projenin güvenli ve istenilen şekilde yürütülmesini sağlayacak, üst yönledirici komite. Belirlenen problemlerin üzerine gidecek bir anlamda öncü, Yolgösterici. Proje takımının çok fazla detayda boğulmaktan kurtaracak ve belirlenen problemin çözülmesi ile kaybolacak, Problem Çözme Güçleri. Daha önceden başarılı kuruluş çalışmalarında bulunmuş, deneyimi olan ve bu konuda bilgi sahibi olan, kullanıcıları doğru yolları gösteren dışarıdan destek veren Profesyonel Danışman. Sistemin kuruluşunun zamanında ve başarılı olarak bitmesi için kullanılacak en temel araç Proje Takvimi' dir. Burada önerilen on sekiz aylık bir çalışma sürecidir. Veriler iki guruba ayrılmıştır; birinci bölüm Stok Kayıtları, Rota ve Ağaç Yapısı Bilgileri, ayırmalar, Üretim Maliyeti gibi kritik olan bilgilerdir. Bu tür bilgilerde toplam % 99 üzerinde doğruluk.gerektirmektedir. İkinci bölüm ise noktadan sonra iki basamağınında doğru olması gerekmeyen kritik olmayan bilgilerdir. Yukarıda sözü edilen bilgilerin, periodik aralar ile kontrol edilmesi ve gerekli önlemlerin kısa zamanda alınması gerekmektedir. iv Sistemin kuruluşu sırasında izlenebilecek üç değişik strateji vardır. Birincisi, Paralel Yürütme, ki yeni sistemin çalışması ve sonuçlarından emin olana kadar eski sistemin kullanılmaya devam edilmesidir, bu sistemin sakıncası, deneme süresini uzatması ve çalışanların en az iki kez daha fazla iş yapmasına yol açmasıdır. İkinci yöntem, soğuk hindi diye adlandırılır, eski yöntemin belirli bir zaman kesitinde tamamen terk edilip yeni sisteme geçilmesidir. Bu yöntemin sakıncası köprüler yıkıldığından kontrol sistemininde ortadan kalkması ve geri dönüşünde mümkün olmamasıdır. Bundan dolayı pek tavsiye edilmez. Üçüncü ve en çok kullanılan yöntem ise Pilot yaklaşımıdır, bu yaklaşımda kontrollü olarak bir denek grubu seçilir böylelikle hem teknik açıdan hem de kullanıcı açısından sistemin test edilmesi minimum güç sarf edilerek sağlanır. Unutulmamalıdır ki, MRP II sisteminin kalbi Ürün Ağacı ve Rotaları, veya Üretim Modelleridir. Bu konularda yapılacak herhangi bir yanlış değerlendirme Üretim Planından kapasite yüklemelerine kadar bütün planlama verilerinin yanlış çıkması demektir. Kalpden çıkan kan Hammadde, yarımamül, ara mamul ve Stoklar için yapılan hareketler ile beyine iltilir. Beyinde Planlama sistemidir. Buradan gelen geri beslemelere göre vücudun diğer organları ve sistemleri de çalışmalarını ayarlar; Hammadde Sipariş Sistemi, Satış Kontrol Sistemi, Muhasebe sistemi. Böyle bir sistemin kuruluşu sırasında normal dağılım gösteren fanatikler, sessiz çoğunluk ve hayır diyenlerin. Zaman içerisinde büyük değişiklikler göstererek, fanatiklerin çoğunlukta, sessiz grubun ise ortada sıkışması ve hayırcıların azınlıkta kalması beklenir. Bu noktada sorulması gereken "Kimleri Projeye alacağız ? " sorusundan çok, " Kimleri Projeye Almayacağız ? " sorusudur. Çimenleri biçen veya ortalığı temizleyen çalışanların bu proje ile ilgileri olmayacağı açıktır. Fakat bu seçimi yaparken, çalışanların kendini önemsiz hissetmemelerine neden olunmaması gerekmektedir. Bu çalışma, başarılı bir kuruluş çalışmasının nasıl olması gerektiğini anlatır. İşe başlamdan önce yapılması gereken, agresiv fakat tutarlı bir proje planının kurulmasıdır. Bu Plan uyarınca bütün departmanlar görev ve sorumluluklarını yerine getirmek zorundadır. İşin gerçekleri göz önüne alınarak, bu proje planının onsekiz ayı geçmemesi gerekmektedir. Onsekiz ayın, hem finansal hem de başarılı bir kuruluş çalışması için çok büyük anlamı vardır;. Eğer bir kuruluş çalışması belirlenen süreyi aşıyor ise, yanlış giden veya programlanan bir şey var demektir. Bu süre aşıldığında projenin maliyeti her bir ay için onsekiz aylık maliyetin yarısı kadar artmaktadır.. Firma çalışnalarının yeni yapılan herşeye ilk başta reaksiyon gösterdikleri bilinmektedir, eğer kuruluş süresi uzarsa yanınızda olanları bile kaybedebilirsiniz. Ayrıca bu sırada, kurulması gereken sürekli ve / veya geçici organizasyonel birimleride belirlemektedir. MRP II bir insan sistemidir, kişiler bu sistemi çalıştırır veya çalıştıramaz. Önemli olan, MRP II sisteminin bir amaç değil, bir yolculuk olduğunun anlaşılmasıdır.