Ofis süreçlerinde yalın sistem tasarımı: Havalandırma ve iklimlendirme sektöründe bir vaka çalışması

Abstract

Bu tez çalışmasında, ofis süreçlerinde yalın sistem tasarımının uygulanabilirliği incelenmiştir. Havalandırma ve iklimlendirme teknolojileri sektöründe faaliyet gösteren, sektöründe lider bir firmanın Türkiye distribütöründe yürütülen saha çalışması kapsamında, mevcut satış süreçleri analiz edilerek yalın yönetim ilkeleri doğrultusunda iyileştirme fırsatları belirlenmiştir. Çalışmanın temel amacı, firmanın portföyünde yer alan VAV gibi tüm havalandırma ve iklimlendirme ürün gruplarına ilişkin satış sürecinin etkinliğini artırmak, israfları azaltmak ve süreçleri yalınlaştırarak operasyonel verimliliği yükseltmektir. Çalışma kapsamında öncelikle literatür taraması yapılmış, yalın yönetim, değer akış haritalama ve ofis süreçlerinde israf türleri gibi temel kavramlar detaylı şekilde incelenmiştir. Ardından, 17.12.2024 - 31.01.2025 tarihleri arasında, haftada üç gün saha gözlemleri ve veri toplama çalışmaları gerçekleştirilmiştir. Mevcut satış süreci adım adım analiz edilmiş, değer akış haritaları (DAH) çıkarılmış, süreçlerin ortalama işlem süreleri hesaplanmış ve süreç içindeki gereksiz hareketlerin tespiti amacıyla spagetti diyagramları oluşturulmuştur. Analiz sonucunda, mevcut süreçte çeşitli beklemeler, gereksiz onay mekanizmaları ve bilgi akışı eksiklikleri gibi israfların bulunduğu tespit edilmiştir. Mevcut süreçlerin ofis temin süresinin 9 gün olduğu, ofis yalınlık oranının %33,33, tüm değer akışında ilk seferde doğru oranının ise %43,33 seviyesinde kaldığı belirlenmiştir. Yapılan çalışmada 1. ve 2. gelecek durum haritaları planlanmış ve bu haritaların öngördüğü süreç iyileştirmeleri ile ofis temin süresi 6 güne düşürülmüştür, ofis yalınlık oranı %41,67'ye çıkarılmıştır ve tüm değer akışındaki ilk seferde tam ve doğru oranı %92,73 seviyesine yükseltilmiştir. Ayrıca işgücü optimizasyonu sağlanmış, üretken olmayan kapasiteler minimize edilmiş ve çalışan başına düşen verimlilik artırılmıştır. Finansal performans açısından ise süreç iyileştirmeleri sayesinde tasarlanan 2. gelecek durum ile işçilik maliyetlerinde %25'in üzerinde tasarruf potansiyeli elde edilmiştir. Bu çalışmanın sonuçları, yalın sistem araçlarının yalnızca üretim sahalarında değil, aynı zamanda ofis süreçlerinde de etkin bir şekilde kullanılabileceğini göstermektedir. Ofis süreçlerinde israfların haritalanarak görünür hale getirilmesi ve yalınlaştırma adımlarının sistematik olarak uygulanması, işletmelerin operasyonel verimliliklerini artırmalarına ve rekabetçiliklerini güçlendirmelerine önemli katkılar sağlayacaktır.