Satın Alma Yönetiminde Altı Sigma Yaklaşımı

Abstract

Satın alma fonksiyonu, işletmelerde üretimde veya üretime destek birimlerinde kullanılan her türlü hammadde, ürün ve hizmetin tedariğini sağlayan; tedarikçileri ve iç müşterileri ile satın alma süreçlerine katma değer yaratan bir iş birimidir. Satın alma birimleri dinamik ve süreç odaklı yapılardır. Organizasyonlardaki operasyonel ve mali performansların artırılmaya çalışıldığı günümüz koşullarında satın alma fonksiyonunun işletmeler için önemi giderek artmaktadır. Benzer şekilde Altı Sigma yaklaşımı işletmelerde karar verme süreçlerini sezgilerden verilere yönlendiren ve son yıllarda iş dünyasında elde edilen başarılar ile isminden sıkça bahsedilen bir yönetim biçimidir. Altı Sigma yönetimi aracılığıyla sürekli iyileşme ve gelişim hedefleyen işletmeler istatistiksel analize dayalı ve her sürece kolaylıkla uygulanabilir proje araçları yardımıyla karar verme biçimlerini değiştirmektedir. Altı Sigma yönetiminin organizasyonun genelinde uygulanması ile işletme kültüründe köklü değişiklikler yaşanmakta ve iyileştirme hedefleri ile elde edilen başarılar sürdürülebilir kılınmaktadır. Günümüz dünyasında rekabet ancak yenilikçi, gelişime odaklı süreçler ve sürdürülebilir başarılar ile mümkündür. Bu tez çalışması, günümüz iş süreçlerinde sıklıkla kullanılan Altı Sigma yönetiminin uygulanmasında izlenmesi gereken adımları gerçek bir satın alma projesi üzerinden ortaya koymaktadır. Proje uygulama alanı olarak merkezi satın alma departmanı tercih edilmiştir. İş dünyasında Altı Sigma dendiğinde akla üretim odaklı yapılar ve üretim projeleri gelmektedir ancak bu yaklaşım her türlü iş sürecine uygulanabilir ve başarılı sonuçlar elde edilebilir niteliktedir. Satın alma departmanının tercih edilmiş olması, Altı Sigma’nın üretim odaklı yapısının yanı sıra her türlü iş sürecine uygulanabilir olduğunun kanıtlanmasıdır. Çalışmanın ilk bölümünde satın alma yönetimi ve Altı Sigmanın organizasyonlar için neden bu denli önemli olduğundan bahsedilmektedir. Bu bölümde vurgulanmak istenen işletmelerde satın alma süreçlerine ve Altı Sigmaya önem verilmesi gerektiğidir. İkinci bölümde, Altı Sigma’nın bir kalite fonksiyonu olarak ortaya çıkmasına karşın bir yönetim felsefesi haline gelmesi ve bu tarihi sürecin ardında yer alan nesnellik ve başarı anlatılmıştır. Bu bölümde, Altı Sigma’nın literatürde yer alan tüm ilkeleri, metodolojisi, istenen sonuçları elde etmek için gereken organizasyonel yapısı ve günümüzde kullanılan diğer yöntemlerden benzer ve farklı yönleri açıkça incelenmiştir. Altı Sigma, sürekli iyileştirme ve gelişme hedefleyen bir proje yönetim aracıdır. Bu hedefler ancak disiplinli bir yönetim anlayışı ile mümkündür. Disiplin ancak önceden tasarlanmış ve her sürece rahatlıkla uygulanabilir proje araçlarının incelikle kullanılması ile mümkündür. Bu nedenle Altı Sigma metodolojisinde fazların ve bu fazlarda kullanılan proje araçlarının önemi büyüktür. Bu nedenle bu bölümde proje adımları ve her adımda kullanılan proje araçları üzerinde önemle durulmuştur. Bu araçlara sonraki bölümlerde de yer verilmektedir. Üçüncü bölümde, satın alma yönetimi hakkında detaylı incelemelere yer verilmiştir. Satın alma fonksiyonunun organizasyonlarda ne amaçla yer aldığı, neden bu denli önemli olduğu, dünden bugüne gelişimi ve etkin bir satın alma sisteminde dikkat edilmesi gereken noktalar açıkça belirtilmiştir. Satın alma fonksiyonunun organizasyonlarda birçok departman ile yakından ilişkili oldukları ve bu nedenle dinamik ve süreç odaklı bir yapısının olduğu aktarılmıştır. Bu bölümde, süreçlerde elde edilecek tasarruf oranlarının RONA üzerindeki etkisini gösteren Du Pont örneği ile satın almanın önemi bir kez daha vurgulanmıştır. Ek olarak başarılı bir satın alma operasyonunda olması gereken 5 doğrudan bahsedilerek (doğru kalite, miktar, tedarikçi, zaman ve fiyat) satın alma sürecinde önemli olan değişkenler belirlenmiştir. Ayrıca, bugünün iş dünyasında kullanılan güncel satın alma trendleri ve yöntemleri aktarılmış, elektronik ihale ve açık eksiltmelere yer verilmiştir. Kısaca bir işletmede satın alma yönetimi ile ilgili her noktaya detaylı olarak değinilmiştir. Dördüncü bölümde, satın alma yönetimi ve Altı Sigma yönetiminin benzer noktaları ve satın alma yönetiminde Altı Sigma yaklaşımının uygulanmasının ne gibi faydalar yaratacağı açıklanmıştır. Uygulamanın yapıldığı şirket ve departman hakkında bilgi verilmiş, merkezi satın alma yapısına geçildiği günden bu yana ele alınan projeler ve bu projelerden elde edilen getiriler iletilmiş ve bu şirkette Altı Sigma’ya verilen önem aktarılmıştır. Uygulama kısmında aktarılan projenin yanı sıra departmanda yürütülmüş ve yürütülmekte olan diğer projelerden verilen örnekler ile satın alma projelerinde kullanılan Altı Sigma yaklaşımı ve kullanılan araçlar detaylı olarak anlatılmıştır. Bu sayede, proje araçlarının farklı satın alma süreçlerinde ne şekilde kullanıldığı gösterilmiş, faydaları ve projelerin hangi fazlarında kullanılmaları gerektiği vurgulanmıştır. Beşinci bölümde, önceki bölümlerde bahsedilen tüm teorik bilgilerin uygulaması olan proje çalışmasına yer verilmiştir. Bu proje çalışması, Türkiye’nin önde gelen organizasyonlarından Borusan Grubu’nun işletme giderlerinde önemli bir yere sahip elektrik giderlerinin tasarrufunu hedefleyen çok boyutlu bir merkezi satın alma projesidir. Proje çalışmalarında hem satın alma yönetimi hem de Altı Sigma metodolojisi en iyi şekilde yansıtılmaktadır. Bu bölüm boyunca, bahsi geçen uygulama en ince detayları ile adım adım aktarılmıştır. Proje sırasında ve sonucunda yürütülen analiz çalışmaları, simülasyon, pazarlıklar ve elde edilen kazanımlar en ince ayrıntısı ile paylaşılmıştır. Altıncı ve son bölümde yürütülen tüm çalışmalar gözden geçirilmiş ve projenin organizasyona sağladığı faydalar, bundan sonraki adımlarda neler yapılması gerektiği konusunda tavsiyelerde bulunulmuş ve çalışma sonuçlandırılmıştır. Bu bölümde önemli olan yapılmış projenin neticesinde ortaya çıkan yeni proje fikirleri ve bu fikirlerin hayata geçirilmesi için yürütülen çalışmalardır. Bunun sebebi Altı Sigma’nın iyileşmeyi ve geliştirmeyi destekleyen yapısıdır.

Purchasing is a business unit which is responsible for procurement of raw materials, products and services used in production or production support units and enriches purchasing processes with suppliers and internal customers. Purchasing units are dynamic and process-oriented structures. Purchasing gradually becomes significant in today’s circumstances under which operational and financial performances are strived to be increased in organizations. Similarly, Six Sigma approach is a management method which leads decision making processes from intuition to data and is quite popular due to the success achieved in business in recent years. Companies aiming to improve and develop through Six Sigma management change their way of decision making with the help of process-compatible project tools based on statistical analysis. When the Six Sigma management is implemented into the organization, radical innovation is experienced in the company culture and achievements obtained through enhancement goals become sustainable. In today’s world, competing is possible only by means of innovative, development-oriented processes and sustainable achievements. This study, with the help of a real purchasing project, exhibits the steps carried out in Six Sigma management implementation frequently used in business processes. Central purchasing department is preferred as base for the scope of application. In the world of business, production-oriented structures and manufacturing projects come to mind when Six Sigma is the subject but this approach can be applied to all kinds of business process and success can be achieved. Purchasing department is preferred in order to prove that besides it’s production-oriented structure, Six Sigma can be applied to all kinds of business process. In the first section of this study, it is explained why purchasing management and Six Sigma are such important for the organizations. What is emphasized in this section is the essential importance of purchasing processes and Six Sigma. In the second section, the objectivity and success behind the historical process in which Six Sigma turns out to be a management philosophy in spite of its emergence as a quality function are mentioned. All the principles of Six Sigma included in literature, it’s methodology, organizational structure needed to obtain desired results and it’s similar and different aspects compared to other known methods are clearly examined in this section. Six Sigma is a project management tool that aims continous development. Achieving that goal is only possible with disciplined sense of management. Therefore, phases and project tools utilized in these phases have significant importance in Six Sigma methodology. Accordingly, project steps and project tools used in each step are emphasized in this section. These tools are also mentioned in the next sections. Third section contains detailed research about purchasing management. Purpose of purchasing function in organizations, it’s importance, development from past to present and points which should be noted for an effective purchasing system are indicated. It is cited that purchasing function is closely related with other departments within an organization and for this reason, it’s structure is dynamic and process-oriented. Importance of purchasing is once more emphasized in this section with Du Pont example demonstrating how the saving rates obtained in processes affect RONA. In addition, 5 rights of purchasing (right quality, quantity, supplier, time and price) are mentioned and significant parameters in purchasing process are defined. Moreover, current purchasing trends and methods in today’s world of business are indicated as well as electronic bids and reverse auctions. Briefly, all the points regarding purchasing management are mentioned in detail. In fourth section, simiralities between purchasing management and Six Sigma management and benefits of implementing Six Sigma approach in purchasing management are explained. Information is given regarding the company and the department in which the application is carried out, projects handled and profit gained from these projects since the company switched to central purchasing structure is denoted and emphasis on Six Sigma in the company is stated. Aside from the project in this application, Six Sigma approach in purchasing projects and tools are explained in detail with the examples from finished and ongoing projects. By this means, the way project tools are utilized in different purchasing processes is demonstrated and their benefits and which phases they should be used at is emphasized. In fifth section, project which is the application of the previously mentioned theoric knowledge is presented. This practice is a multi-dimensioned central purchasing project which targets saving in utility expenses of Borusan Group, one of the Turkey’s leading organization. Both purchasing management and Six Sigma methodology are projected ideally during this study. Throughout this section, aforementioned application is explained step by setp. Executed analyses, simulation, negotiations and acquisitions while and after the project are shared in full detail. In the sixth and the last section, all the executed work is reviewed and the company’s gain out of the project is mentioned and advice is given regarding the next actions and then the project is concluded. What is remarkable in this section is the new emerging project ideas as a result of the implemented project and practices carried out to accomplish these ideas. The reason is the development supporting structure of Six Sigma.