Finans sektöründe çevik proje yönetimini iyileştirmede kullanılan araç seçim kararına yönelik bir uygulama

Abstract

Ürün ve yazılım gelişmeleri, teknolojinin ve rekabetin de artışı ile birlikte ilerlemektedir. Firmaların; bu ilerleyişe bağlı olarak, ürün değişkenliklerini daha hızlı adapte edebilme, proje takım üyelerinin proje yönetimi ve takibini kolaylaştırma, verimliliği, ürün kalitesini ve müşteri memnuniyetini arttırma ve maliyet yapılarını daha aza indirgeme gibi ihtiyaçları ortaya çıkmaktadır. COVID-19 pandemisi, üretimlerin devamlılığı için şirketlerin ve ekiplerin organizasyon ve çalışma yapılarında değişikliklere neden olmuştur. Binlerce katılımcı arasında yapılan araştırmalar, özellikle bilişim teknolojileri alanında çalışan ekiplerin küçük bir kısmının ofise geri dönüş sağladığını, kalanların ise uzaktan ya da hibrit olarak çalışmalarını yürüttüğünü göstermektedir. Dolayısıyla firmalarda çalışan dağıtık ekiplerin oranı gitgide artmaktadır. Gün geçtikçe daha fazla organizasyon bu çalışma modeli değişikliği ve bahsedilen bu ihtiyaçlar karşısında çevik metodolojileri benimsemektedir. Yalnızca bilişim teknolojileri alanlarında değil donanım geliştirme, inşaat ve gayrimenkul, eğitim ve hizmet sektörü, imalat sektörü, sinema, müzik, mobil içerik ve video oyunları gibi yaratıcı endüstriler, tedarik zinciri yönetimi, üst-düzey yönetim, endüstriyel dizayn, ürün tasarımı, simülasyon modelleme gibi farklı alanlarda da çevik metolodojiler benimsenmektedir. Operasyon, pazarlama, insan kaynakları ve satış gibi farklı birimlerin de çevik metodolojileri benimsediği gözlemlenmektedir. Çevik metodolojilerin benimsenmesi ile gelen birçok fayda bulunmaktadır. Proje ekiplerinin dahili ve harici belirsizliklere karşı daha hızlı aksiyon almaları, ekiplerin gelişim ve değişimlere daha hızlı yanıt verebilmeleri ve projelerin sürekli olarak planlanıp geliştirilebilmesi bunlardan bazılarıdır. Öte yandan, dağıtık ekiplerin yönetimi, ekip içi işbirliğinin artması ve ekiplerin daha etkin bir şekilde organize olabilmeleri, ekip içi çıkar çatışmalarının azalması diğer faydalar olarak belirtilebilir. Öte yandan, dağıtık ekiplerin yönetimi, ekip içi iş birliğinin artması ve ekiplerin daha etkin bir şekilde organize olabilmeleri, ekip içi çıkar çatışmalarının azalması diğer faydalar olarak belirtilebilir. Müşteri memnuniyeti ve çıktı kalitesi açısından, paydaşlar arası işbirliğinin ve müşteri memnuniyetinin artması, kısa aralıklı ve daha sık yapılan testler ile ürün kalitesinde iyileşme sağlanır. Hızlı adaptasyonlar ile yeniden çalışmaların ortadan kaldırılması ve daha az kaynak kullanımı ile proje maliyetlerinin azaltılmasına katkı sağlanır. Projelerin zamanında teslim edilmesine, minimum dokümantasyon ile proje ekibinin zamandan tasarruf etmesine ve ürünlerin en kısa sürede teslim edilebilmesine olanak sağlanır. Ek olarak, her döngü sonrası yapılan durum değerlendirme toplanları ve müşteri geri bildirimleri sayesinde proje ekiplerinin performans değerlendirmeleri ve performans görünürlüğünün artması gibi faydaları bulunmaktadır. Son olarak, proje görünürlüğünün artması, bireysel ekip üyelerinin proje uygulamalarında sorumluluk almaya teşvik edilmesi, ekip üyelerinin kişisel gelişimlerini desteklemesi gibi birçok faydadan bahsedilmektedir. Çevik metodolojilerin kullanımında bazı dezavantajların olduğu belirtilmiştir. Dokümantasyonun azlığı sebebiyle ekiplerde bilgi birikimi yetersizliği oluşmaktadır. Bu durum, edinilen bilgilerin firma içerisindeki transferini zorlaştırırken, ilerleyen süreçlerde ekibe katılan kişiler açısından geliştirme için izlenen asıl yöntemi anlamaları açısından zorlayıcı olabilir. Geleneksel veya bürokratik yöntemleri benimsemiş firmalar için, paydaşlar arasındaki ve ekip içi iş birliğinin ve iletişimin benimsenmesi zorlayıcı olabilmektedir. Ayrıca, finansal kuruluşlardaki denetimler sebebiyle dokümantasyon ve bilgi varlığının dijital bir ortamda korunması, izlenebilir olması önemlidir. Kuruluşların önce kendi yapılarını, kültürlerini, sistemlerini ini hazır hale getirmeleri gerekmektedir. Bazı sektörler özelinde uygulanacak değişikliklerin test aşamalarının daha zor olabileceği, etkilerinin daha büyük ve maliyet değişikliğinin daha çok olabileceği belirtilmektedir, dolayısıyla çevik metodolojilerin uygulanabilmesi için doğru sektör ve uygulamanın seçilmesi de önemlidir. Çevik metotlarla yürütülmüş proje tecrübesi eksikliği, yetersiz eğitim ve alıştırma gibi konular da yine ekiplerin ve firmaların çevik metodolojileri uygulamasında ve benimsemesinde zorluklar meydana getirmektedir. Bu avantajların ya da dezavantajların iyileştirilmesi için bazı çevik proje yönetim araçlarından faydalanılmaktadır. Bu çevik araçlar sayesinde, ekiplerin performans ölçümlenmesi yapılabilir ve ekipler kendi iş takiplerini yapabilecekleri günlük aktivitelerini yönetebilirler. Yöneticiler bu araçlar sayesinde, geliştirme belgeleri olmadan dahi proje ilerleyişini ve ürün kalitesini takip edebilirler. Bilgileri hızlı ve verimli şekilde yöneterek bilgi paylaşımı yapabilme, raporlama yapabilme, proje statü takibi, sprint planlama, ürün iş listesindeki öğelerin ihtiyaca göre önceliklendirilmesi sağlanır. Task bazlı işlerin tamamlanma veya devam durumlarına göre statü takibi, dashboardlar sayesinde takım üyelerine ve yöneticilerine proje özetine kolay erişim sağlama, yöneticiler tarafından ekiplerin yaptıkları iş özelinde şeffaf takibini yapabilmesi sağlanır. Hata izleme, zaman takibi, ihtiyaç duyulan bilgileri daha hızlı bulabilme imkanı sağlaması, tarihsel veri tabanı oluşturabilmesi proje portföyüne hızlı erişim gibi olanaklar sağlar. Geri bildirim alabilme, gereksinimleri hızlı filtreleyebilme, önemli figürlerin otomatik oluşturulması, tahminleme yapabilmesi, kart duvarı, kullanıcı hikayelerine dayalı uygulamara destek sağlaması gibi ihtiyaca yönelik birçok özelliği sayesinde çevik araçların kullanımı önem kazanmakta ve gün geçtikçe daha da benimsenmektedir. Literatürde çevik yönetim araçlarının kullanıldığı sektör ya da uygulamalara yönelik çalışmalar bulunmaktadır. Ek olarak, hazır çözüm çevik araçların karşılaştırılmasına yönelik çalışmalar bulunmaktadır; fakat bu çevik araçlarda hangi kriterlerin olması gerektiğine dair yapılmış bir Analitik Hiyerarşi Prosesi çalışması bulunmamaktadır. Finans sektörünün, regülasyonlara tabi tutulması ve rekabete dayalı bir sektör olması sebebiyle özelleştirilmiş ve iyi analiz edilmiş kriterlere sahip çevik proje araçlarına ihtiyacı olduğu düşünülmektedir. Literatürde yapılan araştırmalar neticesinde finans veya finans bilişim sektöründe faaliyet gösteren firmalar için çevik proje yönetim araçlarının kriterleri üzerine yapılmış bir çalışma bulunmamaktadır. Bu çalışma ile hem literatüre bu anlamda katkı sağlamak hem de sürekli rekabet halinde olan finans veya finans bilişim sektöründeki firmaların çevik proje geliştirme süreçlerine yardımcı olacak en uygun aracı seçmelerindeki çok kriterli karar problemine yardımcı olunması hedeflenmiştir. Bu kapsamda öncelikle çevik proje yönetimi kavramları, tanımı, tarihçesi, avantajları ve dezavantajları ile ilgili literatür taranmıştır. Geleneksel yaklaşımlar ile çevik yaklaşımlar karşılaştırılmış ve çevik proje yaklaşımın tercih edilme sebepleri incelenmiştir. Finans ve finans bilişim sektöründeki firmalarda bu metodolojinin yaygın olarak kullanıldığı gözlemlenmiştir. Bunun neticesinde çalışma daraltılarak, finans sektöründe çevik proje yönetim araçlarının kullanılma nedenleri araştırılmıştır. Literatürde, finans ve finansa hizmet sağlayan bilişim sektöründeki firmaların yoğun denetimlere tabi tutulması, yasal gereksinimler ve sıfır kesinti (7/24 hizmet) politikası sebebiyle çevik proje yönetim araçlarına yöneldiği ve bilgi varlığını korumaya çalıştığı belirtilmiştir. Ayrıca, firmaların çevik proje araçlarına doğru yatırım yapmasıyla kurumlardaki riskin minimize edilebileceği, iyi dokümantasyon ile sağlıklı bir veri tabanının oluşturulabileceği ve takımların birbirleri ile daha iyi iletişim kurarak hızlı çıktı sağlayabileceğine yönelik öneriler yer almaktadır. Bu öneriler değerlendirilerek, finans ve finans bilişim sektöründeki firmalar için en uygun çevik proje yönetim aracını seçebilmek adına bir çalışma grubu oluşturulmuştur. Bu çalışma grubunda finans ve finans bilişim sektöründe alanında uzman katılımcılar yer almaktadır. Yapılan atölye çalışmaları kapsamında, çevik metodoloji zorlukları ve kullanım nedenleri incelenerek uygulamalarda ihtiyaç duyulan müşteri gereksinimleri belirlenmiştir. Bu gereksinimler detaylandırılarak atölye grubu ile birlikte Analitik Hiyerarşi Prosesi ve Bulanık Analitik Hiyerarşi Prosesi uygulanmıştır. Bilgi paylaşımı ve iletişim, dashboard yönetimi ve raporlama, ürün iş listesi(backlog) yönetimi, sprint planlama ve iş takibi ve entegrasyon müşteri ana gereksinimleri ile bu ana gereksinimlerin tüm alt gereksinimleri bir araya getirilmiş ve hiyerarşi oluşturulmuştur. Ardından, belirtilmiş olan Analitik Hiyerarşi Prosesi aşamaları ve Bulanık Analitik Hiyerarşi Prosesi uygulanarak her bir kriterin önem değeri hesaplanmış ve önem değerine göre sıralama yapılmıştır. Analitik Hiyerarşi Prosesi ve Bulanık entegrasyonu uygulamalarının ardından, finans ve finans bilişim sektöründe çevik yönetim araçlarını kullanan farklı profildeki kişiler ile bir anket çalışması gerçekleştirilmiş olup, Analitik Hiyerarşi Prosesi ve Bulanık Analitik Hiyerarşi Prosesi ile belirlenen öncelik derecelerinin bu anket yoluyla da doğrulanması hedeflenmiştir. Analitik Hiyerarşi Prosesi'nin uygulanması sonucunda, tarihsel veri kaydı en öncelikli kriter iken kişi veya gruba task atama en az öncelikli kriterdir. 152 katılımcı ile yapılan anketin sonucunda kriterlerin öncelik sıralamaları benzer şekildedir. Analitik Hiyerarşi Prosesi ve Bulanık Analitik Hiyerarşi Prosesi uygulanmasının ardından bir atölye çalışması yapılmıştır. Bu atölye çalışmasında, finans bilişim sektöründe çalışan uzmanlar ile birlikte önem değerleri belirlenen kriterler baz alınarak, ilgili firmanın kendi iç çevik uygulaması ile satın alma süreçlerini yürütmekte oldukları farklı bir dış uygulama arasında karşılaştırma yapılmıştır. Sonuç olarak, finans ve finans bilişim sektöründe bulunan firmalarda, çevik proje araçlarının geliştirilmesi veya satın almadaki seçim sürecinde bu kriter önem değerleri kullanılarak karar verme süreci tamamlanabilir ve bu firmalar için en uygun çevik yönetim araç belirlenebilir.