Bir Tanker İşletmesinde Satınalma Süreç Modellemesi

Abstract

Tedarik zincirinde %84'lük pay ile deniz yolu taşımacılığı en önemli taşıma modu konumundadır. Deniz yolu taşımacılığının taşıyıcı rolündeki temel aracı gemilerdir. Tankerler, kuruyük gemileri, konteyner gemileri gibi çeşitli tiplerde ele alınabilen bu araçlar ile 2016 yılında 4885 milyon ton dökme yük, 3631 milyon ton petrol ve kimyasal madde türevleri, 1726 milyon ton konteyner yükü taşınmıştır. Farklı ülkeler ve limanlar arasında kitlesel taşımalarda rol oynayan gemiler, denizyolu taşımacılığını en uygun maliyetli taşıma modu konumuna getirmektedir. Denizyolu taşımacılığı, dünya ekonomisinin etkilerinin ilk hissedildiği alanlardandır. Dünya ekonomisinin seyrine paralel hareket eden artan gıda ve emtia talepleri, artan taşıma gereksinimi doğurur. Artan taşıma gereksinimi, gemi taşımacılığı karşılığında alınan navlunlarda yukarı yönlü bir yönelmeye neden olur. Benzer şekilde azalan ticaret hacmi azalan yük trafiğini doğurur. Böylece belirli sayıdaki gemi filosu arasında yük bulma yüzünden daha sıkı rekabet ortamı yaratılır. Rekabet ortamı denizcilik işletmelerinin daha güçlü olmasını ve sürdürülebilir kılınmasını gerektirir. Sürdürülebilirlik, bir denizcilik işletmesinin işletme maliyetine bağlı olarak, hangi navlun değerlerine kadar çalışabileceğinin göstergesidir. İyi bir yönetim ile, sürdürülebilirlik çıtası yukarıya çıkartılabilir. Sürdürülebilirliğin önemli olduğu günümüz ticari yaklaşımında, gemi işletme firmalarında en önemli maliyet kalemini satınalma oluşturmaktadır. Bir denizcilik işletmesinde satınalma kaynaklı gemi işletme maliyetleri, %90 düzeylerine kadar çıkabilmektedir. Bu sebeple, bir denizcilik işletmesinin stratejik ve yönetsel adımlarla satınalma kaynaklı azaltacağı her maliyet unsuru sürdürülebilirlik seviyesini yukarı çekecektir. Gemiler, düzenli hat taşımacılığı ve trump taşımacılık olmak üzere iki prensibe göre işletilmektedir. Düzenli hat taşımacılığında genelde gemilerin bir sonraki limanının neresi olacağı, ekstrem durumlar olmadıkça yaklaşık olarak ne zaman bir sonraki limanında olacağı bellidir. Trump taşımacılıkta ise gemiler, nerede yük bulursa orada çalışır. Dünyada denizyolu taşıma gereksinimlerinin büyük bir kısmında trump taşımacılık yapan gemiler rol oynar. Trump çalışma, gemilerde belirsizlik doğurur. Belirsizlik yönetimsel anlamda karar vericilerin önünü görmesine, veriye dayalı yönetim anlayışı kazanmasına engel olur. Bu ise, denizcilik işletmelerinde tecrübeye dayalı yaklaşımların ağırlıklı olmasını sağlar. Bir geminin operasyonel hizmet akdi sırasında 42000 IMPA katalog, 35000 ISSA katalog ile tanımlanan ve bu kataloglarda yer almayan sayısını bilmediğimiz ürün yelpazesine ihtiyaç duyulmaktadır. Denizcilik işletmelerinde satınalmanın belkemiğini oluşturan bu ürün yelpazesi, artan liman sayısı ve bu limanların herbirinde farklı tedarikçi profili ile oldukça komplike bir sürece dönüşmektedir. Hangi limana gidileceği ve ne zaman varılacağı belirsizliği ile de bu karmaşıklık daha da içinden çıkılmaz hale bürünmektedir. Bu sebeple denizcilik işletmelerinde satınalma süreç yönetiminde, deneyime esas yaklaşımlara başvurulur. Satınalma birimine gemiden gönderilen talep listeleri, satınalma birimi tarafından şirket içi diğer birimlere iletilir. Gemiden gelen talepler; kumanya, slop chest, güverte malzemeleri, makine malzemeleri, kırtasiye malzemeleri, yayınlar, kimyasallar, emniyet malzemeleri, tıbbi malzemeler, temizlik malzemeleri, haritalar, yağ ve boya malzemeleri şeklinde 13 ana başlıkta incelenebilmektedir. Ürünler bu ayrıma göre şirket içerisinde birimlere iletilmektedir. Satınalma departmanınca diğer birimlere iletilen bu ürünlerin teknik yeterlilikleri ve talep miktarına ilişkin uzman tecrübelerine dayanarak, satınalma birimine bilgi aktarımı yapılır. Satınalma birimine alım yapılacak ürün miktarını veya alıma gerek var-yok şeklinde nihai kararını iletir. Satınalma birimi, bu birimlerden onay gelmesine istinaden onaylanan miktar ve ürün nezdinde tedarikçi arayışına girer. Denizcilik işletmeleri çok fazla ürün ve çok fazla liman seçeneğinde genelde birkaç tedarikçi-liman nezdinde bu satınalmayı yürütür. Satınalma birimi de ağırlıklı olarak bu tedarikçilerden fiyat talebinde bulunarak, en uygun tedarikçi seçimini gerçekleştirir. Tedarikçi seçimiyle gemi satınalma süreci tamamlanmaz. Gemi tedarik zincirinde ele alınan ve satınalma sonrası işlemleri gerçekleştiren çeşitli hizmet sağlayıcılar mevcuttur. Bu hizmet sağlayıcıları ile gemiye teslimata kadar ki süreç yönetilir. Bu hizmet sağlayıcılar; tedarikçiden ürünün teslim alınarak geminin geleceği limana veya geminin gelmesi beklenecekse gösterilen bir depo ya da antrepoya kadar ulaştıran lojistik firmaları, gerekli ise depo veya antrepo hizmeti veren firmalar, limana kadar getirilen ürünün teslim edilecek gemiye ulaşımını ve gümrük vb. işlerini takip eden gemi acenteleri, liman ya da terminalde değilde açıkta seyreden bir gemiye tedarik yapılacaksa gemi acente botlarıdır. Bu süreç başından sonuna kadar ayrıca satınalma ve gemi-acente koordinasyonunda takip edilir. Gemiden talebin alınıp, gemiye ürün teslimatına kadar ki geçen gemi satınalma döngüsü, denizcilik işletmelerinde mevcut işlerin yanısıra ek iş yükü meydana getirmektedir. Geliştirilecek bir strateji ile iş yükleri azaltılarak, karar desteği sağlanabilecektir. Bu amaçla tez kapsamında simülasyon-delphi tekniği-bulanık mantık hibrit yaklaşımı ile süreç ve maliyet iyileştirmesi sağlayacak Promag ismiyle anılan model önerisi geliştirilmiştir. Denizcilik sektörüne özgü geliştirilen ve satınalma sürecini ele alan ilk model olan Promag ile stok ve politika yönetimi kapsamlı bir şekilde ele alınmıştır. Sayısal verilere odaklanan stok yönetimi ile dilsel verilere odaklanan politika yönetimi bir araya getirilerek, satınalma sürecinde entegrasyon sağlanmıştır. Dinamik bir çevrede ve belirsizlik altında ticari faaliyetlerini sürdüren gemilerde, gemiye özgü stok kavramı ortaya atılmıştır. Gemiye özgü stok kavramında, gemilerin seyir süresi dikkate alınarak stok yönetimi için üç aşamalı geçiş formu dizayn edilmiştir. Bu geçiş formunda sırasıyla emniyetli stok, minimum stok ve kritik ürün değerleri tanımlanmıştır. Uygulamada farklı seyir geçmişine sahip tüm gemiler için bazı ürünlerde kritik ürün değeri tanımlanmışken, bu geçiş formu ile tüm ürünler için ve her bir gemi için ayrı birer aşamalı stok değeri elde edilmiştir. Bu stok değerlerinin elde edilmesinde Arena simülasyon programı ile kurulan stok yönetim modeline başvurulmuştur. Simülasyon programının çalıştırılması için bir tanker gemisi örneği seçilerek son 1 yıllık stok-satınalma verileri modelde koşturulmuştur. Hibrid model önerisinin politika yönetimi safhasında, satınalmayı etkileyen kriterler, alt kriterler ve alternatifler Delphi tekniğine başvurularak uzmanların katılımı ile tespit edilmiştir. Delphi tekniğinin son aşamasında sezgisel bulanık kümeye başvurularak her bir kriter, alt kriter ve alternatif için sayısal karşılıklar elde edilmiştir. Kriter, alt kriter ve alternatifler için bulanık birleştirme süreci takip edilerek, politika yönetimi için entegre model ortaya çıkartılmıştır. Politika yönetiminde entegrasyon sağlandıktan sonra, stok yönetimi için stok risk katsayıları tanımlanmış ve takiben politika yönetimi ile entegre edilmiştir. Böylece nihai Promag modeli elde edilmiştir. Promag modelinin validasyonu için gerçek verilere başvurulmuştur. Yine anılan geminin tedarik limanı, geminin geçirdiği denetler, lokasyon bazlı tedarik maliyetleri elde edilmiştir. Elde edilen veriler kumanya başlığını kapsayacak şekilde özelleştirilmiş ve yaklaşık 600.000 hesap ile Promag modelinde koşturulmuştur. Test bulguları, gerçekleşen değerlerle karşılaştırıldığında Promag modelinin stok yönetim kısmı ile maliyetlerde %7,43, stok miktarı gerçekleşen alım miktarı ile aynı kalmak üzere politika yönetimi stratejisi ile %62,98, hem stok hem de politika yönetimini kapsayan Promag modeli ile %70,41 azaltma söz konusu olmuştur. Kumanya için Promag modeli ile küçük tonajlı, 15 personele sahip bir gemide yılda 83869,7 TL iyileştirme sağlanmıştır. Maliyet yaklaşımının yanısıra satınalma ve diğer destekleyici birimlerin iş yüklerinde sistematik yaklaşımla ciddi düşüşler sağlanmıştır.

The maritime transportation is the most important transportation mode with the 84% market share. The main transportation vehicles of this mode are ships which specialize with tanker, breakbulk, container ships etc. In 2016, 4885 million tonnes breakbulk, 3631 million tonnes petrol and chemical products and 1726 million tonnes containerized goods have been carried with these type ships. The maritime transportation is the most cost effective-transportation mode with the ships which play role in mass transportation between different countries and ports and, is one of the first affected components from world economic fluctuation. Increasing demands on commodity market lead to increase in transportation requirements as the parelel with course of world economy. The freight market links to supply-demand balance between ships and goods and, increasing level in transportation requirements cause to rise in freight rates or vice versa. In the shipping market, low volume of goods creates a fierce competition environment. Therefore, this environment requires a powerful and sustainable shipping companies. The sustainablity is the indicator of what is the lowest workable freight level for a shipping company depends on their operational costs. The shipping companies could crank their sustainability level up several notch with various management strategies. For this purpose, the shipping companies tend to decrease their operational costs and apply to several management strategies mainly focus on cost-reductive solutions. During the management of a ship, the most important cost element is procurement and it reachs up to %90 of overall ship operational costs. Hence, it could be say that the sustainability level will be rise when the each cost element which is interested in procurement of a shipping company decreases with the strategic and managerial steps. The ships have been managed in two main categories i.e. trump and liner shipping based on their working principle. In the liner shipping, the ships navigate within certain routes and fixed schedules and, their next destination and estimated time of arrival is clear without an unexpected event. In the trump shipping, the ships work where she find goods. The trump ships meet much of the world transportation requirements. The trump working is the main source of uncertainity in this type of ships. The uncertainity prevents the decision makers from data-driven management approach and creats an administrative impediments. Therefore, we face frequently with experience base approaches more than data-driven approaches in the shipping companies. The ships apply to 42000 products defined by IMPA catalogue, 35000 products defined by ISSA catalogue and other products undefined by any catalogue during their operational period. The management of these defined and undefined products which form backbone of ship procurement in shipping companies, could be complex process with increasing number of ports and suppliers from different countries. Especially, in the trump ship, unceartainty in the ship route and schedule make this complexity worse. The complexity in ship procurement forces shipping company to apply experience base-decision makers' subjective decisions. During the procurement cycle, the ships send the their purhase requisition list to purchasing department and then, the purchasing department distributes purchasing items to different departments. These requisition lists consist of 13 main classifications such as provision, slop chest, deck demands, engine demands, stationary demands, publications, charts, chemicals, safety materials, medicial demands, cleaning materials, oils and paints. The requisitions for each classification have been analysed different departments in shipping companies and purchasing department considers task sharing through sending purchasing items to departments. After the receiving requisitions lists include each product items and quantity by the relevant department, these departments approve, correct or reject each product items and quantity according to their technical competence and demand quantity based on decision makers previous experiences and then clue purchasing department in their final decisions and confirmations. The purchasing department search potential suppliers by considering approved quantity and items. However, the number of suppliers worked together is limited with several suppliers and delivery ports in shipping companies even if they have pretty much suppliers and port options. The purchasing department frequently make a request price list of each items from these limited suppliers and select best supplier. The selection of best supplier does not mean the purchasing proces complete and after selection of supplier, the various service providers perform the aftersales facilities. These facilities include to receive the goods from supplier and delivery to the ship in certain port or if the goods wait for ships, in certain warehouse until the ship arrives. In this period, the potential service providers are logistic companies, the firms give service in warehouse management, ship agent follows custom procedure in ports, and agent boats if the ship receives the goods during her navigation period. This supply chain process is also monitored by purchasing department of shipping company, both ship and agent coordination. The ship supply chain cycle from taking requisition list to delivery the ship generates additional workload in shipping companies as well as present workload. This workload could be decreased by developing a strategic approach and the it could be provided decision support to decision makers. For this purpose, author recommends a hybrid model called as Promag in this thesis. The Promag model integrates simulation, Delphi technique and fuzzy hesitant set in order to process and cost improvement of purchasing function. It provides comprehensive analysis of stock and policy management in shipping companies and, it is first model suggestion which address procurement process and speficially developed for shipping industry. In the Promag model, numerical analysis results of stock management and linguistic analysis results of policy management have been thrown together and, integration between different components have been provided in procurement process. In the ships, which engage commercial activities under uncertainity and dynamic environment, the term of stock which is intrinsic to a certain ship, firstly introduced with shipping literacy. In this term, dynamic three-way stock levels i.e. safety stock, minimum stock and critical product have been designed for effective stock management by considering ship port to port time periods. Although several shipping stakeholders define only a static critical value in the practice for overall ships even if they have different port to port time periods, this approach recommends different stock values for each item and ship which are continously reproduced under changing dynamics in ship environment. These stock values have been calculated with developing stock management model in Arena simulation package programme. 1-year stock-procurement data of a selected tanker ship have been run in this developed model. The results of simulation have been transformed into risk values between 0 and 1 interval by normalization procedure. The criteria, attributes and alternatives effect the purchasing decisions have been determined with partipication of the experts by applying Delphi technique in the phase of policy management of hybrid model suggestion. The same process have been followed to obtain numerical value of each criteria, attributes and alternatives by using fuzzy hesitant set in the last phase of Delphi technique. Finally, the fuzzy aggregation for criteria, attributes and alternatives has been completed in order to integrated model for policy management. Both stock management and policy management results have been integrated each other. Therefore, final procurement process management model (Promag) has been obtained. Real ship stock and purchasing data have been used in validation of Promag model. Supply ports, ship inspection dates and product prices based on each countries have been obtained from shipping company. The provision related data have been selected from these data lists and Promag model has been run with these data. The approximately 600000 different calculations were completed in Promag model. When the test results were compared with present values, we saw that it possible to reduce the cost 7.43% with only stock management process, the cost 62.98% with only policy management process on the condition same stock value with present values, and the cost 70.41% with both stock and policy management of Promag model. This means to possible save 83869.7 TL/year in the small tonnage ship which have 15 seafarers only for provision procurement. Besides cost-driven opportunies, this model has reduced workload of decision makers with systematic approach.