Hastanelerde yalın yönetim ve dijital dönüşüm sinerjisi

Abstract

Sağlık sistemi bir toplumunun en önemli, temel yapılarından biridir. Bu nedenle, ülkeler, sağlık sektörüne önemli ölçüde kaynak ayırmaktadır. Sağlık sektörünün dünya ekonomisinde en büyük sektörlerden birisi olduğu söylenebilir. Sağlık sektörünün gelişmesi, bir ülkenin kalkınması açısından büyük önem taşımaktadır. Toplumun sağlık ihtiyacını karşılaması, iyi işleyen bir sağlık sistemi, toplumda refah seviyesinin artmasının öncesinde gerekli olan adımlardan biridir. Sağlık hizmeti, diğer hizmet çeşitlerine göre kıyasla daha zor olan çok karmaşık bir sistem olarak tanımlanabilir. Doğru bir şekilde kullanılan işgücü, doğru karar alma süreçleri için güvenilir bilgi, doğru ilaçlar ve sonuca hızla ulaşmak için kullanılan son teknolojiler sunmak, bu karmaşıklığı mümkün olduğunca azaltacağı düşünülmektedir. Sağlık hizmetinin özellikleri, toplumdaki etkileri ve mevcut durum, çalışmam ile sağlamaya çalıştığım katkının sonrasında doğrudan sağlıklı bireyler ve sonuncunda sağlıklı bir toplum oluşturulması bu çalışmayı yapmamdaki en büyük motivasyon kaynaklarımdan olmuştur. Sağlık hizmetlerinin dışsallık özelliği, yani mevcut hizmetin, hizmeti tüketmeyen üçüncü taraflar üzerinde bir etkisi sebebiyle, herhangi bir etki topluma olumlu ya da olumsuz yansıması bulunabilmektedir. Bu nedenle, yapılan bilimsel çalışmalar, araştırmalar, yatırımlar ve gelişmeler çok değerlidir. Elde edilen olumlu sonuçlar, toplumda refahın artmasına katkıda bulunacaktır. Sağlık hizmetlerinde başarılı bir şekilde yenilik yapmak gerekli hale gelmiştir. Dijitalleşme toplumu yirminci yüzyılda farklı kıldı. Bu çalışma, bir hastanenin hazırlanmasını dijital dönüşüm için kolay olarak değerlendirmeyi amaçlayan ilk çalışmalardan biridir. Bu nedenle, çalışmanın amacı hastanelerde kolaylıkla uygulanabilen ve tüm hizmet sektörlerine uyarlanabilen kullanışlı bir araç elde etmektir. Çalışma, sağlık hizmetlerinde dijital dönüşüm üzerine kümülatif araştırmaları kolaylaştıracak ve sağlık kurumlarının dijital teknolojilerden faydalanmaya hazır olduklarını kolayca takip etmelerini sağlayacaktır. Günümüz dünyası, Yalın Yönetim ve Dijital Dönüşüm şirketler tarafından uygulanan iki önemli değişikliktir. Buna ek olarak, bu iki yaklaşım kayıpları azaltma ve kısa sürede sonuçlara ulaşmada ortak özelliklere sahiptir. Dönüşümdeki başarı için hastaneler hazır olmalı ve dönüşüm çalışmalarına uyum sağlamalıdır. Hizmet kalitesinin artırmanın yollarından biri de sürekli iyileştirmedir ve bu noktada Yalın Düşünce devreye girmektedir. Uzun yıllar boyunca imalat sektöründe kullanılmış ve yararları açık bir şekilde görülmüştür. Yalın üretim sisteminin, son yıllarda yapılan çalışmalarda hizmet sektöründe de uygulanabileceği görülmektedir. Sağlık sektöründe de faydaları bir çok çalışmada gösterilmiştir. Yalın uygulayan bir çok hastane bulunmaktadır. Ancak literatür çalışmasında, uygulamanın ne durumda olduğu ya da bir uygulama yapılcağında yapılcak olan çalışmaya hastanenin hazır olup olmadığı ya da ne kadar hazır olduğu konusunda çalışmaların sınırlı olduğu görülmüştür. Bununla beraber günümüzde teknoloji bir dönüşüm içerisindedir. Bu nedenle bütün sektörlerde meydana gelen bu değişim ve mevcut süreçleri güncel tutabilme çok büyük önem taşımaktadır. Bu dijital dönüşüm her sektörde etkisini gösterdiği gibi, sağlık içinde oldukça önemli olduğu düşünülmektedir. Bu çalışmada bu iki bakış açısı birlikte ele alınmıştır ve etkileri araştırılmıştır. Birçok alanda ve özellikle teknoloji anlamında son zamanlarda oldukça fazla değişim ve gelişim mevcuttur. Bu hızlı değişim süreci ayak uydurma, rekabet ve iyileşme anlamında birçok zorluğu da beraberinde getirmektedir. Varlığını sürdürebilme, sürekli iyi hizmet verebilmek için uyum sağlamak hatta değişime öncülük etmek gerekebilmektedir. Bu nedenle bu trendleri takip edip kendimizi, içinde bulunduğumuz kuruluşu da buna göre kalibre etmek sonuca ulaşma anlamında bizi destekleyecektir. Hastane sistemi içerisinde belirli bir düzen vardır. Hastanelerde sağlanan hizmetlerde bir çok araç kullanılır. Hastanelerdeki değişken yapı, karmaşık süreç, çok fazla olan yönetim kuralları ve teknoloji ile alternatifler yönetimi güçleştirir. Bu yönetim güçlüğünü düzenlemek için genel standart bir yaklaşım çözüm olabilmektedir. Bu çalışmanın araştırma planında araştırma soruları belirlendi ve literatür taraması ve bire bir uzman görüşmeleri ile bir anket geliştirildi. Daha sonra bir anket yapılmış ve geri bildirim toplanmış ve değerlendirilmiştir. Anket sonuçları istatistiksel olarak analiz edildi. Sonuçlar değerlendirildi ve yöneticilere ve uygulayıcılara bu dönüşüm sürecinde onlara nasıl rehberlik edileceği konusunda önerilerde bulunulmuş, gelecek olan çalışmalar için önemli katkılar sağlamak hedeflenilmiştir. Çalışmada yalın bakış açısı ve dijitalleşme dikkate alınarak detaylı literatür taraması yapılmıştır. Yalın ve Dijitalleşme başlıkları kapsamında, alt kriterler araştırılıp belirlenmiştir. Çalişmada, ölçme aracının geliştirme aşamasında, önce madde havuzu oluşturuldu. Oluşturduğumuz bu madde havuzuna dahil edilecek öğeler belirlenirken, mevcut çalışmalar gözden geçirilmiş maddeler belirlenmiştir. "Kesinlikle Katılmıyorum" (1) 'den başlayarak tutum cümlelerinden beş maddelik Likert tipi bir taslak ölçeği belirlenmiş ve "Kesinlikle Katılıyorum" (5) olarak derecelendirilmiştir. Hastanede ve üniversitede çalışan iki uzman ve akademisyenin, istenen bilginin kapsamlılığı ve temsili konusunda destek ve görüşleri ile iki saatlik oturumlar düzenlenmiştir. Bu iki oturumda soru seti ve ölçek gözden geçirildi. Uzmanların tavsiyesi üzerine soru ekleme, çıkarma ve düzenlemeler yapılmıştır. Daha sonra 30 uygulayıcıya pilot uygulama yapıldı ve anket araçlarının katılımcılar tarafından kolayca anlaşılması sağlandı. Bu çalışmaların sonuçlarında soru havuzundan, maddeler belirlenmiştir. Veriler, Marmara Bölgesinde Türkiye'de hedef olan çalışanlardan iki hastanede sağlanmaktadır. 2020 birinci ve ikinci çeyreğinde hastanelerden toplam 405 anket tamamlandı. Veriler istatistik paketinde (SPSS) 25.0 ve AMOS 20.0 ile analiz edilmiştir. Sonrasında değerlendirme kolaylığı için sınıflandırma oluşumunda literatürde bir çalışmanın kırılımından faydalanılmıştır. Belirlenen sınıflara isimler verilmiştir. Bu sayede, çalışma yapılan hastaneler skorlarını görebilecek, sınıflandırılmalarını yorumlama imkanları bulunmaktadır. Çalışmada yalın olgunluk için analizleri elde edilen alt kriterler 31 maddenin faktör analizi 8 faktörün çıkarılmasıyla sonuçlanmıştır. Çalışma sonucunda bir hastanenin dijital hazırlık faktörleri "İşletme Yönetimi, Çalışanların Güçlendirilmesi ve Desteklenmesi, Süreç Yönetimi, Kurum Kültürü, İsrafların Önlenmesi, Hizmet Yönetimi, Eğilim, Vizyon ve Strateji" altında belirlenmiştir. Dijital dönüşüm değerlendirilmesinde analiz sonucunda 21 maddeye ilişkin faktör analizi 5 faktör elde edilmiştir. Çalışma sonucunda bir hastanenin dijital hazırlık faktörleri "Kurum Kültürü, Yönetim Desteği, Güncel Durum Takibi, Kaynak Rezervasyonu, Hizmet Yönetimi" altında belirlenmiştir. alt kriterler belirlenmiştir. Sınıflandırma sonucunda da yalın ve dijital hastane için puanlama düzeyine göre dört sınıflandırma tanımlanmıştır. Bir hastane için yalın aracında, aldıkları puanlama ile sunulan skala ile belirlenen "Super-Lean, Lean-well, Lean-prime, non-Lean" olarak isimlendirilir. Dijital dönüşüm aracında aldıkları puana göre "Super-Digi, Digi-well, Digi-prime, non-Digi" olarak derecelendirilir. Elde edilen araç kullanılarak değerlendirmeler yalın ve dijital hazır olarak ayrı ayrı değerlendirme esnekliği sağlar. İki dönüşüm arasındaki ortaya çıkarılan pozitif ilişki sayesinde dijital dönüşüm ile yalının birlikte değerlendirilmesi önerilir. İki dönüşüm açısından seviye şartları sağlanarak, hastanelerde "non-eLean, eLean-prime, eLean-well, Super eLean" yorumlaması yapılabilecektir. Bu çalışmada yalın ve dijital dönüşümün ortak noktalarına değinilmiş ve paylaşılmıştır. Bu iki dönüşümün sinerji yaratacağına inanılmaktadır. Yalın ve dijital dönüşüm vazgeçilmez iki dönüşümdür ve sağlık sektöründe beraber değerlendirilmesi kaynak tasarrufu sağlayacaktır. Dijital dönüşüm hazırlığının Yalın Dönüşümü desteklediği görülmektedir. Çalışmanın sonucunda yalın olgunluk ve dijital dönüşüm hazırlık konusunda seviyelerinin ölçülmesi için bir model elde edilmiştir. Belirlenen alt kriterler uygulamada yatırım yapılacak olan alanları belirleme açısından birçok kolaylık sağlayacaktır. Hastaneler için hazırlanan radar grafikleri ile bu alt kriterlerden gelişim alanları çok daha kolay ve detaylı görülebilmiştir. Bu çalışma ile sağlık birimleri, yalın ve dijital uygulamalarda hangi alt kriterlerin önemli olduğunuve yatırım yapılabileneceğini görebileceklerdir. Dönüşüm, ürün ve süreçleri, organizasyon yapılarını ve yönetim kavramlarını içermektedir. Kurumlar bu karmaşık dönüşümleri yönetmek için planlı hareket etmelidir. Dönüşümden önce, dönüşüm anında ve dönüşüm sorasında, kurumun durumu incelenmeli ve bilgi edinilmelidir. Bir organizasyondaki dijital dönüşümlerin koordinasyonunu sağlamak ve önceliklendirmek için mevcut durumu formüle etmek önemlidir. Dolayısıyla bu çalışma sürdürülebilir hastane uygulamalarına ulaşmak için gelecekte yapılacak olan ölçüm modellerine bir adım olmuştur ve kolaylık sağlayacaktır. Aynı zamanda hastaneler uygulamalarla güncel olarak kolay bir uygulama ile ne aşamada olduklarını görebilmeleri hedeflenmiştir. Çalışma Türkiye'deki sağlık sektöründe olan yalın yönetim ve dijital dönüşümde kolay bir araç ile değerlendirme boşluğunu doldurmuştur. Bu çalışma sayesinde Aynı zamanda yöneticilere fikirler vererek onların bu dönüşüm süreçlerini kolay geçirmeleri hedeflenmiştir. Sürekli iyileştirme felsefesi ile gelişim yönlerinin sürekli olarak tespit edilebilinecektir. Kaynak yönetimi çok daha kolay ve verimli olarak yönetilebilinecektir. Sağlık sektöründe, yalın ve dijitalleşme ile ilgili araştırmalarda boşluklar vardır. Bu çalışmada da bu boşluğun doldurulması hedeflenmiştir. Bu sayede süreçler iyileştirilebilecek ve çok daha doğru ve hızlı kararlar almak mümkün olacaktır. Özellikle, sürdürülebilir hastane uygulamalarına erişebilmek için yalın uygulamaların nasıl uygulandığını ölçebilen çalışmalara ihtiyaç duyulmaktadır. Yalın uygulamaları üretimde çok daha fazla ve kolay uygulanmalarına karşın hizmet sektörlerinde, özellikle hastanelere hem uygulamak hem de başarı kontrol ve ölçümü daha zor olduğu için özellikle önem arz etmektedir. Aynı zamanda bütün değerlendirmeler yapıldıktan sonra hastanelerin sınıflandırılıyor olabilmesi çalışmaya ek bir özgünlük sağlamaktadır. Dijital dönüşümün artık kaçınılmaz olduğu açıktır. Yalın dönüşüm ise kanıtlanmış bir yönetim felsefesidir. Bu iki dönüşüm ile verimli kaynak kullanımının her geçen gün daha fazla önem kazandığı düşünüldüğünde, sınırlı kaynaklarla en iyi çıktıyı elde etmek değerli olacaktır.

The health system is one of the most important, basic structures of a society. Therefore, countries allocate substantial resources to the health sector. It can be said that the health sector is one of the largest sectors in the world economy. The development of the health sector is of great importance for the development of a country. Meeting the health needs of the society, a well-functioning health system is one of the necessary steps before increasing the level of welfare in the society. Healthcare can be defined as a very complex system that is more difficult compared to other types of services. It is thought that providing a correct workforce, reliable information for the right decision-making processes, the right medicines and the latest technologies used to reach the result quickly, the right logistics system, a health system away from all possible losses will reduce this complexity as much as possible. The services provided in the hospitals, which are the sub-units of the health sector, are of great importance for healthy individuals and the resulting healthy communities. Since the service provided is directly related to a human life, the error target should be zero compared to other sectors. Since a mistake or delay can cause undesired, sad results, a quick service understanding that is free from all losses and using the technology at the maximum level is very important. The characteristics of the mentioned health service, its effects in the society, and the current situation, after the contribution I tried to provide with my work, directly forming healthy individuals and finally a healthy society was one of my biggest motivation sources in doing this study. Healthcare services include complex processes where even the slightest neglect cannot be achieved due to their characteristics. Therefore, the services in this sector should be discussed in detail and arranged so as not to cause errors. Because of the externality feature of health services, that is, the effect of the current service on third parties that do not consume the service, any effect may have a positive or negative reflection on the society. For example, if an individual loses his life or returns to life, it will affect not only the individual but his family, the environment and the society. Therefore, scientific studies, researches, investments and developments are very valuable. The positive results obtained will contribute to increasing the welfare of the society. It has become necessary to successfully innovate in healthcare. Digitalization made society different in the 20th century, and we believe that studies are valuable for the quality and increased costs required by digital change. This study is one of the first studies aimed at evaluating the preparation of a hospital as easy for digital transformation. Therefore, the aim of the study is to obtain a useful tool that can be easily applied in hospitals and adapted to all service sectors. The study will facilitate cumulative research on digital transformation in healthcare services and will enable healthcare institutions to easily track their readiness to take advantage of digital technologies. Today's world is two important changes implemented by Lean Management and Digital Transformation companies. In addition, these two approaches have common features in reducing losses and achieving results in a short time. Hospitals must be ready for transformation success and adapt to transformation studies. One of the ways to increase the quality of service is continuous improvement, and Lean Thinking comes into play at this point. It has been used in the manufacturing industry for many years and its benefits have been clearly seen. It is seen that the lean manufacturing system can be applied in the service sector in recent studies. The benefits in the health sector have been shown in many studies. There are many hospitals that apply lean. However, in the literature study, it has been seen that studies are limited on whether the hospital is ready or how ready it is for the application to be performed when the application is to be performed or when an application will be performed. Today, however, technology is in a transformation. For this reason, it is very important to keep these changes and current processes up to date in all sectors. This digital transformation is seen to be very important in health as it shows its effect in every sector. Therefore, these two perspectives are discussed together in the study. There has been a lot of change and development in many fields and especially in terms of technology recently. This rapid change process brings with it many difficulties in terms of keeping up with competition and recovery. In order to sustain its existence, to provide good service all the time, it may be necessary to adapt and even lead the change. For this reason, following these trends and calibrating ourselves and the organization we are in according to this will support us in terms of achieving the result. There is a certain order in the hospital system. Many tools are used in the services provided in hospitals. Variable structure in hospitals, complex process, management rules and technology and alternatives make management difficult. A general standard approach can be the solution to tackle this management challenge. In the research plan of this study, research questions were determined and a questionnaire was developed with literature review and one-to-one expert interviews. Then a questionnaire was conducted and feedback was collected and evaluated. The survey results were analyzed statistically. The results were evaluated and suggestions were made to managers and practitioners on how to guide them through this transformation process, and it was aimed to make important contributions for future studies. In the study, a detailed literature review was carried out considering the simple perspective and digitalization. Within the scope of Lean and Digitalization titles, sub-criteria are researched and determined. In the study, in the development phase of the measuring tool, the item pool was created first. While determining the items to be included in this pool of items we have created, the existing studies have been revised items. Starting from "Strongly Disagree" (1), a five-point Likert-type draft scale from the attitude sentences was determined and rated as "Strongly Agree" (5). Two-hour sessions were organized with the support and opinions of two specialist and academician working in the hospital and university about the comprehensiveness and representation of the requested information. In these two sessions, the question set and the scale were reviewed. On the advice of experts, adding, removing and editing questions were made. Then, 30 practitioners were piloted and the questionnaire tools were easily understood by the participants. In the results of these studies, items were determined from the question pool. Data from the employees in the Marmara region in Turkey, which targets is provided at the two hospitals. In the first and second quarter of 2020, a total of 405 questionnaires from hospitals were completed. The data were analyzed in the statistics package (SPSS) 25.0 and AMOS 20.0. Afterwards, a breakdown of a study in the literature was used in classification formation for ease of evaluation. Names are given to the determined classes. In this way, there is an opportunity to see the scores of the hospitals where the study is conducted and to interpret their classification. In the study, sub-criteria, which were analyzed for lean maturity, factor analysis of 31 items resulted in subtraction of 8 factors. As a result of the study, the digital preparation factors of a hospital were determined under "Business Management, Empowerment and Support of Employees, Process Management, Corporate Culture, Waste Prevention, Service Management, Trend, Vision and Strategy". As a result of the analysis in the evaluation of digital transformation, factor analysis for 21 items and 5 factors were obtained. As a result of the study, the digital preparation factors of a hospital were determined under "Corporate Culture, Management Support, Current Status Tracking, Resource Reservation, Service Management" sub criteria are determined. As a result of the classification, four classifications were defined for the plain and digital hospitals according to the scoring level. In a lean vehicle for a hospital, it is named as "Super-Lean, Lean-well, Lean-prime, non-Lean", which is determined by the scale presented by the scoring they receive. It is rated as "Super-Digi, Digi-well, Digi-prime, non-Digi" according to the score they received in the digital transformation tool. It is recommended to evaluate the positive relationship between lean and digital transformation and digital transformation together with lean, while providing the flexibility to provide evaluations separately using the tool. By providing the level conditions in terms of both Lean and Digital transformation, "non-eLean, eLean-prime, eLean-well, Super eLean" evaluations will be possible in hospitals. In this study, common points of lean and digital transformation are mentioned and shared. It is believed that these two transformations will create synergies. Lean and digital transformation are two indispensable transformations and their evaluation in the health sector will save resources. It is seen that digital transformation preparation supports Lean Transformation. As a result of the study, a model was obtained to measure the levels of preparation and level of lean and digital transformation readiness. The determined sub-criteria will provide many convenience in terms of determining the areas to be invested in the application. With the radar graphics prepared for the hospitals, the development areas of these sub-criteria could be seen much more easily and in detail. With this study, health units will be able to see which sub-criteria are important and investmentable in simple and digital applications. Transformation includes its products and processes, organizational structures and management concepts. Organizations should act planned to manage these complex transformations. Before the transformation, at the time of the transformation and during the transformation, the state of the institution should be examined and information should be obtained. It is important to formulate the current situation to coordinate and prioritize digital transformations in an organization. Therefore, this study has become a step forward and will be a step towards future measurement models to reach sustainable hospital practices. At the same time, it is aimed that hospitals can see the current stage with an easy application. Working in the health sector in Turkey, which has filled the gap with an easy assessment tool in lean management and digital conversion. Thanks to this study, it is also aimed to give ideas to the managers and to make these transformation processes easy. With the philosophy of continuous improvement, the directions of development can be determined continuously. Resource management can be managed much more easily and efficiently. There are gaps in the healthcare sector in lean and digitalization research. In this study, it is aimed to fill this gap. In this way, processes will be improved and it will be possible to make much more accurate and faster decisions. In particular, studies are needed to measure how lean practices are implemented in order to access sustainable hospital practices. Although lean applications are much more and easier to apply in production, they are particularly important in the service sectors, especially since they are more difficult to apply to hospitals and to achieve success control and measurement. At the same time, the fact that the hospitals can be classified after all evaluations provide an additional originality. It is clear that digital transformation is inevitable now. Lean transformation is a proven management philosophy. Considering that efficient resource use is gaining more and more importance every day, it will be valuable to achieve the best output with limited resources.