İşletmelerde finansman departmanının organizasyonu ve Türkiye'deki uygulamalar

Abstract

1950'ii yıllara. kadar finansman yöneticisinin temel görevi, muhasebe kayıtlarını tutmak. belirli dönem sonlarında finansal raporlar hazırlamak ve işletmenin ihtiyacını duyduğu finansal fonları saklamak idi. Çağdaş finansman yöneticisi ise bugün: a) Firmanın büyüklüğü ve büyüme hızı ne olmalıdır, b) işletme kaynakları çeşitli aktif kalemleri arasında nasıl dağıimalıdır, c) işletmenin amacı açısından en iyi sonucu verecek kaynak bileşimi nasıl sağlanmalıdır, d) Karların ne kadarı dividant olarak dağıtılmalıdır gibi sorunlara cevap verecek politikalar üretmekle sorumludur. Bu önemli değişikliklere aşağıdaki çevresel faktörlerin yol açtığı görüşü hakimdir: \' Büyük ölçekte firmaların çoğalması..\f AR - GE harcamalarında ve dolayısıyla teknolojik rekabetteki artış,.\f ürün ve pazar çeşitliliğinin artışı..\f Büyümeye önem verilmesi, -J" Ulaştırma ve haberleşmedeki ilerlemenin uluslararası pazarları birbirine yakınlaştırması..\f Rekabetin artışı ve kar marjlarının düşüşü,.\f Firmalar arası birleşme ve füzyona eğilimin artması. Yukarıda. bahsi geçen faktörler, yeni yönetim tekniklerinin ortaya çıkmasını saklamaktan başka finans yöneticisinin işlevlerini de önemli ölçüde etkilemiştir. Bir örnek vermek gerekirse isletmelerin büyük ölçekte faaliyette bulunmalarının yol açtığı emir-komuta zorluklarını gidermek amacıyla merkeziyetçi yönetimden uzaklaşılarak merkezkaç tipi organizasyonlar kurulmaya başlanmıştır. Bu tip _v_ organizasyonlara Stretejik işletme Birimi (SîB) adı veri linettedir. Yukarıda belirtildiği şekilde bir değişim geçiren finansman fonksiyonu bir organizasyonun amaçlarına yeterli bir şekilde gerçekleştirebilmesi için gerekli her türlü ödeme araç ve olanaklarını sağlayacak ve organizasyonun her türlü yükümlülüklerini süresinde yerine getirmesini mümkün kılacak biçimde para akışının yönetimi ve bunlarla ilgili işleri içerir. Finansal yönetim bir başka tanımıyla, en uygun miktar ve karışımdaki fonları en uygun fiyattan elde etmek ve bu kaynakları kullanarak, kaynakların maliyetinden daha çok getiri elde etmek olarak da tarif edilebilir. Bu tanımı dikkate alacak olursak finansal yönetimin içeriğini genel olarak finansman politikalarının saptanması,, finansal planlama, finan&lama, finansal denetim ve analiz olmak üzere dört başlık altında inceleyebiliriz. Bu genel kapsamı işletme bünyesine uyarlayacak olursak, finansman fonksiyonunu fi) Temel Finansal Fonksiyonlar, (2) Yardımcı Finansal Fonksiyonlar olmak üzere iki başlık altında toplayabiliriz. Genel olarak nakit ihtiyacının saptanması ve giderilmesi ile doğrudan ilgili olan temel finanse! fonksiyonlar işleme varlıklarının yönetimi, net kar dağıtımının saptanması, nakit ihtiyacının belirlenmesi ve giderilmesi, gerekirse dış finansal kaynak temin edilmesi, finansal performansın denetlenmesi ve karşılaşılan özel sorunların çözümü (finansal reorganizasyon, halka açılma, birleşmeler vs) gibi faaliyetleri içerir. Yardımcı finansal fonksiyonlar ise genellikle temel f inansal fonksiyonların sağlıklı bir şekilde yürütülebilmesi için gerekli rutin işlerdir, örneğin nakit hareketlerine nezaret etmek ve nakit dengesini korumak. dış finansman işlemlerinin bürokratik detayları ile ilgilenmek, kayıt tutmak ve rapor hazırlamak gibi işleri bu gruba dahil edebi liriz. -VI- Genellikle temel f inansal fonksiyonların icrası kurmay yetkilerle yürütülür. örneğin Finansman Müdürü dış- kaynak temin edilmesi konusundaki tavsiyelerini ilgili Genel Müdür Yardımcısı'na (veya genel müdüre) iletir ve uygunsa işletmelerin yetki devri durumlarına göre değişmekle beraber en tepe yönetici tarafından onaylanır. Yardımcı finansal fonksiyonların bir çoğu ise (yine işletmelerdeki yetki devri durumuna bağlı olarak) doğrudan Finansman Müdürü'nün sorumluluğunda olabilir. Finans yöneticisi, görevini gerçekleştirirken belirli bir finansal amacı gözönünde bulundurmak zorundadır. Bu amaç işletmenin pazar değerini yada anonim şirketlerde (tabii ki hisseleri senetleri sermaye piyasasında işlem görenlerde) pay senetlerinin pazar değerini en yüksek düzeye ulaştırmaktır. Temel amaç işletmenin pazar değerini maksimum yaparak işletme sahiplerinin servetlerini en yüksek düzeye yükseltmek olduğuna göre, finans yöneticisi, fınans alanının fonksiyonlarını yerine getirerek kar ve riski en uygun biçimde dengelemeye çalışacaktır. Finansman fonksiyonun işletme içindeki yeri konunun ayrı bir yönünü oluşturmaktadır, işletmenin tepe yönetimine en yakın yöneticilerin, fino.nsman yöneticileri olduğu söylenebilir. Çünkü işletme ve dolayısıyla kazanılan yada harcanan para ortakların parasıdır. ve para sahibi kişi kendi parasının kullanışını mümkün olduğu kadar yakından denetlemek ister. Bu doğal durum özellikle aile şirketlerinin organizasyonel yapısında etkilerini göstermektedir. Finansman fonksiyonunun üst yönetime yakınlığı her işletme için geçerli bir durumdur. Yine hemen hemen bütün yazarlar finansman fonksiyonunun merkezi olmasının gerektiğini belirtmişierdir. Ancak finansman fonksiyonunun nekadar merkezi olması gerektiği ya da hangi durumlarda nekadar merkezi olması gerektiği konusu belirsiz kalmıştır. Uygulamada birbirinden oldukça farklı durumlar görülebilmektedir. Finansman fonksiyonunun merkezi olup -VII- olmaması konusu aslında işletmelerin büyüklüklerine, kendine yetebili.rliklerine yada yönetim anlayışlarına özellikle de (yurdumuzda) sahiplerin tutumlarına bağlıdır. Tepe yönetim yada sahipler kendine yetebilen şirketlerin yöneticilerinin fonların temini yada değerlendirilmesi hakkında karar almakda serbest bırakabilir ve bunu da gerek işletmenin ve gerekse yöneticilerin performanslarının ölçülmesinde uygun bir yöntem olarak görebilirler. Aslında işletme bünyesindeki her yöneticinin ilgili olduğu finansman fonksiyonunu icra eden yöneticiler, işletme içindeki yerlerine göre çeşitli unvanlara sahip olabilirler, örneğin Finansman Müdürü, Mali ve idari işler Müdürü Finansman Genel Müdür Yardımcısı, Mali idari işler Genel Müdür Yardımcısı gibi unvanlar en çok rastlanılanlarıdır. "Mali ve idari işler" unvanı aslında personel (ve hatta insan kaynakları) ve muhasebe fonksiyonlarını da içermektedir. Çünkü bazı işletmelerde personel ile ilgili işler henüz mevzuattaki zorunlulukların yerine getirilmesi aşamasındadır. Bu sebeple ilgili personel işleri sözkonusu mevzuatla en ilgili yöneticinin (örneğin Mali işler yöneticisinin) sorumluluğuna verilmektedir. Diyebiliriz ki yurdumuzda finansman fonksiyonunun organizasyonu konusunda belli bir standart yoktur. Zaten olmasını da bekleyemeyiz. Aynı organizasyon şemaları ve aynı görev tanımlarının bütün şirketler için aynı sonuçlar vereceğini söylemek yanlış olur. incelemede görülmüştür ki organizsyon şemalarının görüntüsü aynı olsa bile unvanlar farklı olmaktadır. Bu unvanlarında aslında işletme kültüründen izler taşıdığını söyleyebiliriz.

Toward 1950's. financial managers had. the duties of >;eepıng accounting records, preparing financial reports psrıodically and maintaining adeguate funds för company reçuırements. Today a financiai managers responsible för makıng poiicies for issues like: -\f How large should the enterprise be and what wi 11 its growth rate be?.\f How should the sources of the firm be allocated? *j" How should the financing mix be?.J' How much dividends should be payed to shareholders? These important changes on finenciai management were hacpened because of the environmental factors listed below: %r Rise of iarge scaie business units. "j Growth of spending on R & D. -/ Increased product and market diversif ication, -/ Increased emphasis on growth \f Narrowing prof it margins and increased competition. in addition to provide new management technigues. these factors have aiso affected functions of financial managers. For exampie. to remove difficulties in execution function that caused by rising of iarge scaie business units centraiazation has been replaced by decentraiization^ in organ ı za t. i ons These type of organizat ions are called Strategıc Business Units. The finance function which has changed in time bv factors iisted above inciudes metters such as. maintaining any f inancana toois and opportunities for company reguirements -IX- and cash management decisions that make possible to do every responsibilities of organizations when they are acouired. Fınancial management can aiso be defined as the proses of procuring the proper amount and mix of funds at a competitive prıce and investing these resources in assets that generate a return greater than the cost of the acauired funds. This ıs the generai and normative def ini tion of the financıai management. but it does not expiain the f inence funet ıon effectıveiy. The scope of the financial management includes the tities of determining financial poiicies, financıai piannıng. financing. financial controlling and anaiyzing. Jr we consıder these four ma.lor ti t leş in organizations. we mey have two types of financiai functions. These are (l.» Specific (ör Executıve) Finance Functions. and (2} Incıdentai Finance Functions. Specıfıc fanance functions contain subfunctions such as cash flow and essets management. determining net dividend dısbursements. ortamına external funds as reouired. controiling financiai performance and finding soiutions for specıfic fınance ıssues ffinanciai reorganization, mergers and acguısıtions. orıvatizations. making financiai poiicies ete.). And incidentai finance functions contain subfunctions whıch assıst specıfic finance functions to proceed smoothly and efficıently. For exampie supervision of.cash transactıons and custody of cash balances. custody and safeguarding of valuable papers. taJcing çare of mechanical details of outsıde financing, record keeping and reporting are the maıor incidentai finance functions. Specıfic finance functions are usually executed by the top financial maneger (ör functional staff persons) For- -X- example a Fınance Manager gives advice to Vice President ör directly to the President of the company.on how to use external funds effectively. If these advices are approved by top f inançla i manager of the company (ör the top manager- according to the size of the company). But incidental fanancial function may be executed directly by the Finance Manager of the Company without having an approval). And of course that aiso depends upon the poiicy of the Company. Hierarchy of Financial Objectives Financial Managers must consider an objective when executing their function. And there is a hierarchy of decısion objectives. 1. Decısions.are taken by companies so as tp maximize sharehoiders wealth. 2. Owners' wealth can be maximized through maximizing purchasang power. 3. Purchasing power can be maximized through maximizing the amount of cash that the Company pays out to sharehoiders in the form of dividends. 4. With the introduction of the time dimension. the objective becomes maximizing the vaiue of the dividend flow through time to share holders. 5. Maxımızation of the value of the dividend flow through time maximizes the Stock Market' valuation of the ordinary share capital. Although its 5. level of objective hierarchy. it is really surrogate objective f ör fundamental underlying objective. And Financial Managers have to make profit and risk balanced in most appropriate way by using financial tools and instruments. -XI- Centralization Degree The place of the finance function is the subject of this thesis. And most of the writers say that managers who are nearest ones to the top management of the company are financial managers. Because finance function is usually considered as a central function of the Company. This is clearer for Family Owned Businesses (FOB's). Most of the FOB'S use central management principles especially for financial issues. It is clear that the use of funds should be central, because funds may make too much profit if they are managed effectively. But the problem is to decide how much finance function must be centralized or in which situations it will be centralized according to managerial rules. In practise, it can be seen that there are different applications. The problem of whether the finance function is centralized or decentralized actually depends upon the size. self- prof i cency and management policies of the company. The top management or shareholders may let the managers of self-profi cency companies make decisions to obtain and use funds and may think that this is an appropriate method evaluating performance of these managers. They do not control the use of funds but they coordinate. Job Titles of Financial Managers There are line and staff people in organizations. Line officials are those who have direct accountability for accomplishing the objectives of the enterprise. Line officials in the direct chain of command over workers who directly accomplish the objective of the enterprise are regarded as line and others are staff. For example Finance Manager is staff from this viewpoint. Whether they are regarded as staff or line, there are different job titles of every financial manager in -XII- organizatıons. Most of these titles are very close to the top management level. For example Finance Manager, Finance & Administration Manager. Finance & Accounting Manager. Assistant General Manager - Finance & Administration are very common job titles in Türkiye. "Finance & Administration" words are used together in most of organizations in Turkey. This title usually involves accounting and personnel functions. Because these companies still see personnel function as a matter of laws and regulations and normally finance or accounting manager are much more involved in laws and regulations about personnel. In these companies. for example, there are not Human Resources Managers. But there are some social matters besides official ones about personnel. For example training- became an important function in these days. And financial managers usually do not have "training" background. So they may need training experts to delegate their authority. But Financial Managers (for example Finance and Administration Manager or Vice President) cannot delegate their responsibilities. And they must consider subjects which actually are not same. We can sav that, there is no standardization of finance function (and also we cannot say there must be). Boxes on the organization charts are extremely the same for some companies, but job titles are not. They have their own titles and this comes from their company culture, although organization charts do not represents the structure of companies as a whole.