Değişiklikler Ve Proje Performansı Üzerine Sosyo-teknik Bir Çalışma (kişiler Arası İlişkilerle)

Abstract

Sözleşme sonrası tasarım değişikliğiyle gündeme gelen “değişiklikler”, projelerin maliyet ve süre performansım düşüren başlıca sebep veya potansiyel faktör olarak belirtilmektedir. Literatürde, bu probleme ana yaklaşımlar, potansiyel teknik çözümler olarak yer almaktadır. Oysa ki farklı bir yaklaşımla, bina sürecini bütün olarak ele aldığımızda, bunun sosyo-teknik bir süreç olduğunu ve değişikliklerin de bütün bu süreç içinde, hem sosyal, hem de teknik sistemle içiçe yeraldığmı söyleyebiliriz. Bu araştırma projesinin amacı, “değişiklikler’!, içinde yeraldığı bağlamsal değişkenlerden ayırmadan, projenin teknik ve sosyal sistemlerinin “değişiklikler”in gerçekleşmesindeki etkilerini incelemek, sosyal sistem içinde yeralan grup elemanlarının ve proje ekiplerinin birbirleriyle olan karşılıklı ilişkilerinin ve uyumlulukla-rnın, değişikliklerin uyarlanışında, sonuçlarında, dolayısıyla proje performansı üzerindeki etkilerini, teknik sistemi de gözardı etmeksizin araştırmaktır.Önemle belirtmek gerekir ki, bu çalışmanın literatür araştırması bölümünde yeralan bilgiler yabancı kaynaklıdır. Konu ile ilgili daha önce yapılmış araştırmalar, bulgular ve kombinasyonlar ışığında, bunların Türk İnşaat Endüstrisindeki durumları araştırma bölümünde ele alınmıştır. Ne var ki, gelişmiş ülkelerde tamamen oturmuş ya da gerekliliğine çok önceden parmak basılmış birçok konu, ülkemizde henüz uygulanamamaktadır. Bunun en önemli sebepleri arasında, ülkemizin her alanda gelişme sürecinde oluşu ve çeşitli hükümet politikaları verilebilir.İnşaat endüstrisi ürününün niteliği açısından diğer endüstrilerden oldukça farklılaşmaktadır. İnşaatta ürün tektir ve yerine özgüdür. Tasarım her seferinde yeniden başlar ve seri üretim söz konusu değildir. Proje ekipleri her proje için bir kereliğine belirli bir süre için bir araya gelir. Böylece sonuç olarak, inşaat endüstrisinin üretimsel, organizasyonel ve sözleşmesel yönlerden diğer endüstrilerden çok farklı olduğu görülmektedir.İnşaat endüstrisindeki organizasyonel araştırmalarda kullanılmak üzere birçok farklı konseptler geliştirilmiştir. Bunlardan biri olan “sosyo-teknik” konsept, insan ilişkileri akımıyla gündeme gelmiş, sosyal sistem içinde yer alan şahısların önemi organizasyonun teknik sistemiyle birarada vurgulanmıştır. Bu yaklaşımla çevresel, sosyo-psikolojik ve teknik faktörler bir araya getirilmiştir. Proje üyeleri, proje kapsamındaki rolleri, yerleri , ilişkileri ve beklentileriyle sosyal sistemi oluştururlar. Bina süreci açık bir sistemdir. Sosyal sistem şahıslardan, teknik sistem ise ekipman, teknik bilgi, sözleşmesel düzenlemeler gibi elemanlardan meydana gelmiştir.Binaların insanlar için, insanlar tarafından, insanlara hizmet amacıyla tasarlandığı düşünülürse, sosyal sistemin önemliliğini göz ardı etmek imkansızdır. Bütün bina süreci sosyal sistem tarafından etkilenir ve bu süreç de dönüşümlü olarak sosyal sistemi etkiler.Proje organizasyonu alt takımlardan meydana gelir. Yüksek proje performansı için, sıkı ekip çalışması, ekibin birbirine bağlılığı, birbirleriyle uyumu ve işbirlikçilik çok önemli bir faktördür. Proje her ne olursa olsun, proje organizasyonu üç ekipten meydana gelir : malsahibi, tasarımcı ve uygulayıcı. Sözleşmesel düzenlemelerle sadece bu gurupların bir araya gelişleri farklılık gösterebilir. Yapılan sözleşme, bu sözleşme içinde yeralan tanımlar, ödeme şekilleri ve özellikle sözleşme tipleriyle belirlenen proje organizasyonu ve roller ve sorumlulukların dağılımı,“değişiklikler” üzerinde çok etkilidir. Projelerin zaman ve maliyet performansım olumsuz yönde etkileyen “değişiklikler”, potansiyel bir faktör olarak incelenebilir ve çoğu zaman da kaçınılmazdır. Değişiklikler problemini ele aldığımızda, projelerin bu yüzden sürelerinin uzadığını, ödemelerinin geciktiğini, maliyetlerinin arttığını, proje ekiplerinin hukuki yollara varan uzlaşmazlıklara düştüklerini söyleyebiliriz. Değişiklikler, ortaya çıkışları ya da gerçekleşmelerini etkileyen bağlamsal değişkenleriyle incelenebilir ve çeşitli şekillerde smıflandınlabilir. Bunların yanı sıra, değişikliklerin iletimi ve bu iletişim sürecinin değişiklikler problemi üzerindeki önemi göz ardı edilmemelidir.Değişikliklerin meydana gelişini ve niteliğini etkileyen bağlamsal değişkenler literatürde:malsahibi tipi,proje ekibi organizasyonu,bina tipi,bina maliyeti büyüklüğü,yüklenici seçim yöntemi,sözleşme tipiolarak verilrniştir. Bu değişkenler, araştırma bölümünde göz önünde bulundurulmuştur. Tasarım değişikliklerinin ortaya çıkmasındaki etkenler ise: bütçe,teknoloji,süre,saha,kanunlar,sosyal (fikir değişiklikleri)’dir. Değişiklikler ayrıca yönetimsel ve inşai değişiklikler olarak iki gruba ayrılabilir. Yönetimsel değişiklikler, malsahibi tarafından yükleniciye bildirilen değişikliklerdir. Bu tür değişiklikler, çoğunlukla mali konular ve iş programıyla ilgilidir veya bunları etkiler. Inşai değişiklikler, inşaat ile ilgili anlaşmazlıkların başlıca sebebidir. Malsahİbinin yapmış olduğu ya da yapmakta geciktiği bir işin, yüklenicinin işini etkilemesiyle gündeme gelir. İnşai değişikliklerle ortaya çıkan anlaşmazlıkların çoğu, plan ve malzeme spesifikasyonlan konularında yoğunlaşmaktadır. Sözleşmede yer alan maddeler her ekip tarafından farklı yorumlanabilir. Bu yüzden sözleşmede yer alan maddelerin açık olması, özellikle değişikliklerle ilgili maddelerin yeterli ve tam olması çok önemlidir. Inşai değişikliklerden kaynaklanan anlaşmazlıkları önleyebilmek için en etkili yol, iş kapsamının detayh ve dikkatlice hazırlanmış olmasıdır.Değişiklikler hangi türden olursa olsun, neden kaynaklanırsa kaynaklansın, proje performansım etkilerler. Çoğu zaman da proje performansım etkileyen potansiyel bir değişken olarak yer alırlar. Projelerde meydana gelen maliyet ve süre taleplerinin, mali aksaklıkların, uzlaşmazlıkların çıkış noktası olarak gösterilmektedirler. Değişikliğin söz konusu olmadığı proje yok gibidir. Bu gerçek, sözleşmede yer alacak değişiklik tanımlarının önemini vurgulamaktadır. Formel değişiklikler, yazılı formlarla iletilirler. Böylelikle denilebilir ki, değişiklik emirleri, sahada meydana gelmek üzere olan bir takım değişikliklerin gerçekleştirilebilmesi için formel ve informel sistemin birleştiği noktada yer alırlar. Bir dğişiklik emri, kendi başına küçük bir sözleşme olarak alınabilir ve orijinal sözleşmeyle kanuni yönden birleşik olarak değerlendirilebilir. Değişiklik emirleri, sözleşme imzalandıktan sonra gündeme gelir ve sözleşmede değişikliğe sebep olur. Bu yüzden, değişikliklerin sonuç etkileri mal sahibi ve yüklenici tarafindan değişiklik emirleriyle karşılıklı olarak belirlenmiş ve kabul edilmiş olur. Fakat yine de değişiklikler hiç farkedilemeyen şekilde başka işleri etkileyebilir ve bu sebeple bir çok anlaşmazlıklara kaynak olabilirler.Değişiklik emirleri sosyal ve teknik sistemin birleştiği noktada yer alırlar, sözleşme tutarının, ödeme planlarının, bitim süresinin veya plan ve projelerin değişmesine sebep olabilirler. Değişiklik emirleri için hazırlanacak formlar, bu formların içeriği ve prosedürler çok dikkatlice oluşturulmak, her türlü detay ince ince işlenmelidir. Sözleşmede yer alacak tanımların açıldığı ve yeterliliğinin önemini burada bir kez daha vurgulanmak gerekir. Bir değişiklik formu hazırlanırken içinde önemle belirtilmesi gereken bilgiler şunlardır: değişiklik emrinin tanımı,değişikliğin açıklaması,değişikliğin sebebi ,sözleşme tutarındaki değişiklik,birim fiyatlardaki değişiklik (eğer varsa) ,sözleşme süresindeki değişiklik,ikincil etkilerin olduğuna dair açıklamalar ,malsahibi ve yüklenicilerin onaylan. Ortaya çıkan değişikliklerin uygulanabilmesi için, değişikliğin değişiklik emirleriyle iletilmesi gerekir. Her türlü iletişimde olduğu gibi, değişikliklerin iletimi de bir süreci içerir. Bu iletişim sürecinin başanyla tamamlanması değişiklikler probleminin en önemli aşamalarından biridir. Her ne kadar bu iletişimde kullanılan değişiklik emirleri önem taşıyorsa da, bu iletişim sürecinin her evresinde yer alan kişilerin ve bu kişilerin davranışsal uyumluluğunun değişikliklerin problem yaratmasında veya problemlerinin çözülmesinde çok daha etkili olduğu düşünülmektedir. Kullanılan sözleşmesel düzenleme hangisi olursa olsun, sosyal ve teknik alt sistemlerdeki iş İlişkileri ve bu ilişkilerde esneklik alanı daima söz konusudur.Değişikliklerin iletiminde kullanılan “değişiklik emirleri” de, değişiklikler gibi çeşitlere ayrılabilir. Yazdı ya da sözlü olarak düzenlenebilir. İletişimin formel (yazıh) ve informel (sözlü) olarak, veya karma kullanımının kişiler arası ilişkilerde ne derece etkililiği varsa, “değişiklik emirleri”nin de sözlü iletimi, konuya açıklık getirmesi ve tepkileri ölçmesi açısından yapıcı olmakla beraber, yazdı iletimi de o derece gerek ve şarttır. Böylelikle önerilen karma iletişim, değişikliklerin hem yazdı hem de sözlü olarak iletilmesidir. Kişilerin öncelikle kullanacaklan sözlü iletişimde birbirlerinin tepkilerini ölçmeleri, ardından da yazdı iletişimle değişikliklerin formel yollarla belgelenmesi gelmektedir. Değişikliklerin sonucunda ortaya çıkan problemler ve dolayısıyla düşük proje performansında sosyal sistemi oluşturan ekiplerin birbirleriyle olan ilişkileri çok önemlidir. Bu grupların, sorunları çözmeye, uzlaşmaya yatkınlıkları, grup dinamiklerinin kişiler arası davranışsal uyumlulukları, proje performansını arttırmakta, en azından, değişiklikler sonucu meydana gelen anlaşmazlıkları azaltmakta ya da uzlaşmıı kolaylaştırmaktadır. Kişiler birbirleriyle davranışsal olarak uyumluysa, teknik prosedürler de daha kolay ve çabuk işlemektedir. Dolayısıyla informel ve formel iletişim birarada yürüyebilmektedir. Aksi takdirde formel prosedürlere yapışılıp kalınmakta, sorunlar giderek daha karmaşık hal alarak uzlaşmazlıklara veya yasal yollara varan anlaşmazlıklara kadar gitmekte, proje performansı olumsuz yönde etkilenmektedir.Rollerin ve sorumlulukların tanımlılığı da, kişiler arası ilişkilerde ve uzlaşmazlıkların meydana gelişinde etkilidir. Bu arada kullanılan sözleşme ile gündeme gelen organizasyon şeması, bu şemayla tarif edilen sözleşmesel ve hiyerarşik ilişkiler de önemlidir. Ancak yine de, teknik ve sosyal alt sistemler sınırlan içinde, iş ilişkilerindeki esnekliğin ve davranışsal uyumluluğun proje performası açısından çok önemli etkileri olmaktadır.Bu araştırma projesinde, sosyo-teknik bir konsept kullanılmış, ve sosyal sistem içinde yeralan proje ekiplerinin, grupların ve kişiler arası ilişkilerin önemi ve etkililiği araştırılmıştır. Araştırma kapsamında durum-çahşması (case-study) yaklaşımı, anketler, proje içerik incelemesi ve FIRO-B adlı bir davranışsal oryantasyon envanteri kullanılmıştır. Durum çalışması, değişiklikleri içinde yeraldıklan bağlamsal değişkenlerden koparmadan incelemeye olanak sağladığı için uygulanmıştır. FIRO-B kişiler arası davranışsal ilişkileri ve uyumluluğu ölçme envanteri, sosyal sistem içinde yeralan ekip elemanlarının birbirleriyle uyumunu-geçimliliğini ölçmede kullanılmıştır.FIRO-B ilk olarak 1958 yılında Schütz adlı bir psikolog tarafından hazırlanmıştır. Psikiyatrinin en eski teorileri ve birçok kuramıyla karşdaştırmalı olarak 1958’den bu yana İncelenmekte ve uygulanmaktadır. Özellikle yönetim alanında yurt dışında yaygın bir şekilde kullanılmaktadır. Sonuçlar doğru ya da yanlış, olumlu ya da olumsuz, iyi ya da kötü olarak değerlendirilmez. Değerlendirme karşılaştırmalıdır ve basit bir aritmetik işlemle yapılır. Firo-B, kişiler arasındaki ilişkilerdeki ihtiyaçları şu üç alanda incelemektedir: gurup olma, kontrol ve sevecenlik. Her üç alan için bir beklenen bir de ortaya konan olmak üzere iki skor belirlenir. B öylece altı adet skor tablolanır ve her şahsın skorları diğerlerinin skorlarıyla karşılaştırılarak uyumluluklarına bakılır. Bunun için bazı geçimlilik formülleri kullanılır. Önemle belirtmek gerekir ki, inşaat endüstrisinde yönetimsel alanda bu üç boyuttan sadece ikisi kullanılabilmektedir. Bu iki boyut grup olma ve kontrol boyutlarıdır. Firo-B’de belirtilen bu üç boyut her şahsın kişiler arası ilişkilerindeki temel ihtiyaç alanı olarak belirtilir. Kişiler arası davranışlardaki ihtiyaçların bu üç boyutun hangi noktalarında olduğu belirlenerek, grup içi veya kişiler arasındaki ilişkileri buna göre yönlendirmek, bir takım önlemler almak mümkün olabilir.Araştırma kapsamındaki durum-çalışmalarmın seçiminde, literatürde yeralan ve değişikliklerin gerçekleşmesinde etkili olan faktörler sabit tutulmaya çalışılmıştır. Böylelikle, sosyal sistem , iletişim ve ilişkiler üzerinde yoğunlaşmak ve durum çalışmalarım birbirleriyle kıyaslamak mümkün olmaktadır. Malsahibi türü, proje ekip organizasyonu, bina tipi, bina tutarı, yüklenici seçme yöntemi ve sözleşme tipi ve yapısı, literatürde, değişikliklerin gerçekleşmesinde etkili olan faktörler olarak belirtilmektedir. Başlangıçta bu faktörleri, teker teker incelediğimizde, Türk İnşaat sektöründe tümünü birden sabit tutmanın oldukça zor bir iş olduğu söylenebilir. Bunun en önemli sebebi, sektörde kullanılmakta olan çok çeşitli ve birbirlerinden çok farklı sözleşme tiplerinin olması, kısaca, standart sözleşme tiplerinin olmayışıdır. Sosyal sistemi ve iletişimin etkililiğini incelemek amacıyla, bu faktörler, Başbakanlık Toplu Konut İdaresi (TOKİ), Halkalı ELEtap Toplu Konut Projeleri incelenerek sabit tutulabilmiştir. Ne var ki, sözleşmeler kendi içlerinde tip olmalarına rağmen, ülkemizde inşaat sektörünün nabzını tutan ve proje ekiplerinin ve içinde yeralan tüm katılımcıların haklarım gözeten standart sözleşmeler hazırlamakla görevli, gerekli profesyonel kuruluşlar veya komiteler olmadığı için, sektördeki sözleşmeler, oldukça eksik ve yanlıdır. Bu da, sosyal sistem üzerinde, çoğu zaman başlangıcından olumsuz bir potansiyel etki yaratmaktadır. Çoğu zaman da, teknik sistemdeki açıklıklar ve yanlışlıklar, sosyal sistem tarafından desteklenerek kotarılmaktadır. Sonuç olarak değişikliklerin gerçekleşmesi ve sonuçtaki etkilerinde, proje performansında, sosyal sistem oldukça etkili olmaktadır. Birbirleriyle davranışsal yönden uyumlu grupların proje performansının (malsahibi terimleriyle) ve uzlaşmacılığının daha yüksek olduğu, projenin daha az anlaşmazlıkla sonuçlandığı veya uzlaşmazlıkların daha kolay ve sorunsuz çözümlenebildiği gözlemlenmiştir. Araştırma sonucunda ulaşılan sonuçlar, bu doğrultuda olmuştur. Bu araştırma projesi kapsamında, niteliksel bir çalışma sürdürülmüş ve hipotezlerin yoğun bilimsel anlam taşıdıkları düşünülerek, proje objektifleri ışığında, bazı önermeler oluşturulmuş ve incelenmiştir.Sonuç olarak, Türk İnşaat Endüstrisi’nde, değişiklikler ve proje performansını da oldukça etkileyen, sosyal sistemi bütünleyen ve sosyal sistem tarafindan desteklenen teknik sistem üzerinde önemli çalışmalar ve revizyonlar yapılmasının gerekliliği ve bunlarm neler olabileceği tartışılmış ve sosyal sistem üzerine ve sosyal sistemin teknik sistem üzerine dönüşümlü etkileri vurgulanmıştır.

This research study stems from the opinion that, there is a need for those individuals and parties who use the services of the Turkish construction industry, both building and civil engineering, and those that are engaged in one or other facets of it, to be involved with social implications of the problem of post- contractual changes, as well as technical. This study therefore attempts to look at a wide range of aspects of the project performance (in client terms), from the point of view of a socio-technical approach, with special regard to post- contractual changes and the interrelatedness of the social system with project performance. Defined as changes to design after the letting of contracts, changes have been one of the major causes of poor cost and time performance, reportedly. In the literature (studies in this area were all foreign), previous approaches to the problem had mainly concentrated upon the potential technical solutions. Within the context of this study, both technical and social systems of a project were considered to influence the incidence of changes. The investigation mainly sought to determine the influence of interpersonal working relationships upon the incidence and effects of changes.Reviewing the literature about the research objectives, it was found that, studies in this area were all foreign. However, the premise of this study was to test or investigate these previous findings through the Turkish Building Industry, in the research process. Meanwhile, in the research process, it was very hard to hold the contextual variables constant due to the lack of standardization of contract types and formal procedures in our Industry. The technical system was found to be handicapped from the changes point of view, and urgent steps should be taken. The deficiency in the technical system, was tried to be supported by the social system, however, most of the time, it caused potential prejudice on the members and this affected the relationships and performance of projects in a negative way.The technical and social aspects and backgrounds of the changes were given in the literature review. A case study strategy was used, because, this enabled to search the variation phenomena within its whole context. Instead of hypothesis, propositions were set to investigate, as the study was a qualitative one. Interviews, content analysis and the Fundemantel Interpersonal Relationships Orientation - Behaviour (FIRO-B) Inventory were used, in order to gain access to the necessary social and technical data.The results were presented as intra-case and cross-case analysis, and conclusions were made. After summarizing the conclusions, recommendations for industry practice were given.