İnşaat Projelerinde İlerlemenin İzlenmesi Kontrolü Ve Proje Bilgi Yönetim Sisteminin Uygulanması

Abstract

Yüksek Lisans tezi olarak hazırlanan bu çalışmada proje yönetiminin ilkeleri anlatılmaya ve proje yönetiminin geniş bir uygulama alanı olan inşaat sektöründe faaliyet gösteren bir firmada bu konuda geliştirilmiş bir sistemle örneklendirilmeye çalışılmıştır. Birinci bölümde proje ve proje yönetiminin tanınılan yapılmış, proje yönetiminin adımlan ve proje yönetim sisteminde bulunması gereken öğelerden bahsedilmiştir, ikinci ve üçüncü bölümler proje yönetiminde önemli bir yer tutan planlama ve çizelgelemeye ayrılmıştır. Proje planlamasının adımları, WBS kullanılarak proje planı oluşturulması, süre ve maliyet tahminlerinin yapılması anlatılmıştır. Kısaca çizelgelemeden bahsedilerek proje için şebeke diyagramının oluşturulması anlatılmış ve şebekenin çözülerek kritik yörüngenin nasıl bulunacağı açıklanmıştır. Hiçbir proje planlanandan sapma olmadan yürütülemez. Önemli olan bu sapmaların zamanında farkına varılması ve gerekli önlemlerin alınarak proje bitişinde istenmeyen sonuçların doğmasının engellenmesidir. Dördüncü bölümde, uygulanmakta olan bir projenin süre, maliyet ve kalite bileşenlerim kontrol altında tutmak için kullanılan yöntemler anlatılmıştır. Bu yöntemlerden biri olan Kazanılmış Değer Analizi ya da diğer adıyla Vcayans Analizi'mn bir projenin kontrol altında tutulması için nasıl kullanıldığı gösterilmiştir. Beşinci bölüm tezin uygulama ile ilgili kısmıdır. Bu bölümde Alarko-Alsim bünyesinde geliştirilmiş ve yürütülen projelerin yönetimi için kullanılan Proje Bilgi Yönetimi (PBY) adlı sistem incelenmiştir. Alsim Alarko Holding'in taahhüt grubudur. Yurt içinde ve dışında çok büyük inşaat projelerine imza atmıştır. Böyle bir şirkette yürütülmekte olan projelerin yönetilmesi için kullanılan bu sistemin genel çalışma mantığı anlatılmaya ve sistemin personel, ambar, hakediş ve uygulama birimleri programın görüntüleriyle de desteklenerek tanıtılmaya çalışılmıştır. Alsim'in taahhüdü altmda bulunan tüm projeler bu sistem ile yönetilmektedir. Projenin planlama aşamasında Primavera kullanılmaktadır. PBY sistemi Primavera ile entegre çalışmakta, PBY tarafindan yapılan değişiklikler göz önüne alınarak Primavera ile planın revizyonu gerçekleştirilmektedir. PBY sayesinde projenin ilerleme bilgileri, maliyet verileri, projeyi oluşturan iş gruplan ve iş analizlerinin son durundan sürekli bir şekilde güncelleştirilerek plandaki (bütçedeki) değerlerle karşılaştırılır. Projenin gidişi ve gelecek aylardaki durumu hakkında öngörülerde bulunulur. PBY sisteminden her ay Aylık Faaliyet Raporu (AFR) adı altmda raporlar alınır. Bu raporlar bir rapor özeti ile birlikte üst yönetime iletilir. Bu sayede üst yönetimin projenin son durumundan, meydana gelen değişikliklerden bilgisi olması sağlanmaktadır. Proje yöneticisi, çıkan sorunların nereden kaynaklandığını ve düzeltilmesi için neler yapılması gerektiğini anlamak için gerekli bilgiye ulaşmış olur. Bu sayede proje yöneticilerinin etkinliğinin artması ve proje başansının yükseltilmesi amaçlanmaktadır.

ALSIM-ALARKO is utilizing computerized project management systems intensively in the projects of the last decade. As a result of this tender ALSIM-ALARKO has developed its own computer program, which is called PIM (Project Information Management). This program can be considered as a subdivision of MIS (Management Information System) and it is working in accordance with Primavera Project Planning Programas shown in%ae. Time management - Primavera a. Planning Project Management V Resource management - PIM b. Programming c. Budgeting Figure 1 The target of PIM is to plan the resources most efficiently by connecting the all project departments in a computer media and achieve the information transformation automatically. Management Reports of PIM These are some reports available in PIM that will be very useful for a project manager Physical Progress Chart: This chart shows the percentage of the project progress throughout the project calendar on a monthly base. Both of the progresses calculated according to expected budget schedule and actual work schedule is compared on this chart. Man-Hour Table: PIM is calculating the physical sİ2e of the project by cumulating the man-hour data of each activity. In this table it is possible to see the cumulative and monthly total of the man-hours throughout the project calendar on a monthly base. In IX this table, it is available to see the variations (increase or decrease) in the extent of the project and the distribution of these variations on new or actual work items. Income Table: This table includes the project income distribution throughout the project calendar on a monthly base. In this table, it is available to compare the budgeted income and the actual income. Also, it is available to see the project income projection according to the existing situation and actual work schedule. Direct Expenses Table: This table includes the project direct expenses distribution throughout the project calendar on a monthly base. In this table, it is available to see the actual expense of the budgeted work items, the actual expense of the unforeseen work items and the budgeted cost for the work performed. Also, it is available to see the direct project expenses projection according to the actual work schedule and revised quantities of work items. Direct expenses are classified in three main groups (material, direct labor and subcontractor expenses). There are also same tables that show these expenses separately. Project Progress Reports: There are several reports that show planned and actual daily project progresses on different bases: a. Progress on main work groups base (i.e. civil works, mechanical works, electrical works etc.) b. Progress on Functional WBS (work items) base c. Progress on subcontractor base d. Progress on activity responsible base e. Progress on Project Control WBS (construction locations) base (i.e. Building A, Building B, Roads etc.) Variance Analyses: In these reports variance of the actual costs and quantities versus budgeted values are shown for each work item. These analyses are performed for both actual part of the project and the projection of the remaining project. These variances may be occurred because of the following reasons: Actual quantity of a work item will be less or more than budgeted quantity, Actual unit cost of a work item will be cheaper or expensive than budgeted unit cost, . Cancellation of a budgeted work item,. Addition of a new work item that is not foreseen in the budget. In these reports it is possible to control the variations caused by above reasons. Resource Requisition Plan: By this report, it is possible to see the time plan of the required resources to achieve the work schedule and supply plan of these resources (i.e. material procurement report, subcontractor agreement report, equipment supply report, labor supply report etc.). Also, it is possible to see the delayed activities, critical activities, materials in stock, revised quantities, additional works in this project management system. Planning, Scheduling, Progress Reporting In order to complete a project within the estimated cost, Alsim is inevitably objected to complete the project within the allowed time. So, every project has a planning department at site and the central planning department continuously supports it. A work schedule is prepared by using Primavera for each project. The level of planning detail varies according to the size and type of the project. The work schedule is planned in sufficient detail to meet all of the particular requirements of the contract documents, project site, anticipated availability of labor-equipment-material, anticipated weather conditions and anticipated performance of subcontractors and suppliers. Scheduling executes according to the development of the logical relationships of activities, duration of activities and time constraints. To reach a valid and accurate construction schedule, several revisions has to be done. Planning engineers work for an appropriate level of details to achieve the level of project control desired. The required time of an activity is primarily based on the amount of work and productivity of the labor and equipment to be used. All project executed by Alsim are monitored by means of Monthly Progress Reports (MPR). The purpose of the MPR can be given as following: a) Evaluation of sites b) Defining problems and find solutions c) Information to Top Management XI MPR consists of six sections: 1. Summary 2. Physical Progress Chart of the project 3. Manpower Report 4. Financial Tables a. Income b. Direct Expenses (Material, Direct Labor, Subcontractors) 5. Control Tables of Work Groups and Work Analyses (Physical progress, Cost deviations) Computerized Cost Control and Estimating System In the beginning of the project, a budget is prepared according to estimations of the tender department and realistic values required by the project. Work analyses and contract data of the project are defined in PIM and allocated to the activities, which are created in Primavera. Actual expenses are defined in PIM continuously during the project. PIM executes cost controlling by comparing budget costs versus actual costs. In any step of project, PIM also gives the opportunity of following the cost estimations of every work item until the end of the project on a monthly base and to compare with project budget costs. Material Take-off, Drawing Revisions, Requisitions, Procurement System After material take-off, BQ (Bill of Quantity) values are allocated to resource data in Primavera. According to work schedule, BQ values and stock parameters PIM prepare a resource demand program. By this way PIM arranges requisitions automatically and drop to procurement screen. Also anyone can make requisitions manually by using PIM. PIM gives the ability of follow up all requisitions on a screen. In section V, The PIM System used to manage projects is studied with the help of program screenshots. The outputs of the system, Monthly Progress Reports (MPR) are given in the appendices