İnşaat Sektöründe Proje Değişiklik Yönetimi

Abstract

inşaat sektörünü incelediğimizde, proje kapsamlarının ve buna bağlı olarak süreçlerinin karmaşık bir yapıya büründüğü sonucuna varmak hiçde zor değildir. Sektördeki rekabetin ve anlaşmazlıkların artmasının temel nedeninin bu olduğuda açıkça belirlenmiştir. Bütün bu etkenler göz önüne alındığında, anlaşmazlıkların çözüme ulaştırılabilmesi için hukuki davaların çoğalması kaçınılmaz olmaktadır. Ortaya çıkan bütün bu olumsuzluklara rağmen, projelerin elde edilebilecek en yüksek kalite ve uygun maliyetlerle gerçekleştirilmesi bütün proje gruplarının temel hedefidir. Bu sebepten dolayı, inşaat projelerinde istenilen performans ve beraberinde getireceği ticari hedeflere ulaşabilmek için birçok değişiklikler yapılmaktadır. Projelerde gerçekleşen bu değişiklikler, projelerin inşaa evrelerinde proje gruplarının karşılaştığı en büyük problemlerdir. Bu nedenle çoğu iş veren, mimar veya mühendis, yükleniciler ve bütün taşeronlar değişiklikleri birer büyük engel olarak kabul etmekte ve değişikliklerden çoğu zaman kaçınmaya çalışırlar. Projede meydana gelen değişiklikleri bir sistem yardımı ile etkin bir şekilde yönetmeyi konu alan bu çalışmada ise, projede gerçekleşen değişikliklerin birer engel değil, proje performansını arttırıcı birer etken olarak kullanılabileceğini benimsetmek hedeflenmiştir. Ancak bu hedefe ulaşabilmek için, değişikliklerin bir sisteme oturtularak etkin bir şekilde yönetilmesi gerekmektedir. Çalışmanın amacıda bu sistemi oluştururken, sisteme yarar sağlaması açısından; değişikliklerin nasıl tanımlanması gerektiği, değişikliklere neden olan etkenler, çeşitleri ve değişikliklerin getirişi olarak ortaya çıkacak etkilerin, proje ekipleri tarafından tam olarak kavranmasını sağlamaktır. vıı Bu sistemi oluşturmadaki amaç, değişikliklerin etkilerini kontrol ederek, asgariye indirebilmektir. Başka bir deyişle, taraflardan herhangi birinin meydana gelen bu değişikliklerin sonuçlarından zarar görmemesini sağlamaktır. Öncelikle projedeki değişikliklerin karmaşık yapısını çözebilmek için çalışmaya değişikliğin tanımı yapılarak başlanmıştır. Buna göre, değişikliklerin sözleşmelerin esaslarına göre tanımlanmaları gerçeğine varılmıştır çünkü oyunun kurallarını sözleşmeler belirler. Projedeki değişiklikleri tanımlamak sistemi oluşturmak için yeterli olmayacaktır. Hatırlanılması gereken projeler tamalanana kadar proje sürecinde çeşitli nedenlerden ötürü birçok değişiklik meydana gelecektir. Çalışmanın esası; sistemi oluştururken değişikliklerin nedenlerine sebebiyet verebilecek durumlara engel olabilmek için, değişikliklerin nedenlerine aşina olunması temeline dayanır. Çünkü bir sorunu çözümleyi bilmek için nedenlerini ve niçinlerini bilmeden iyi bir çözüme varmak tahmin edebileceğiniz üzere oldukça zor olacaktır. Bugüne kadar yapılan birçok araştırmada projelerde meydana gelen değişikliklerin nedenleri incelenmiştir. Bu çalışmada ise genel değişiklik sebeblerinin dışında değişikliklere neden olabilecek ve daha önce üzerinde önemle durulmamış farklı nedenlere değinilmiştir. Bunun nedeni ise, değişikliklerin sebep-sonuç ilişkilerinin birbiriyle doğru orantılı gelişmesidir Daha sonra önceden yapılmış çalışmalar ve araştırmalar doğrultusunda inşaat sektöründe karşılaşılan değişiklik çeşitlerinden bahsedilmiştir. Çeşitlerin belirlenmesi, nasıl meydana geldikleri ve sonuçlarında neler doğurabileceğini tahmin edebilmek açısından oldukça önemlidir. Çünkü değişikliğin çeşitlerine göre oluşturulacak sistem ve değişikliklere uygulanacak yönetim şekli farklı olmalıdır. Aslında sektör bazında genel anlamda değişiklikler konusunda yanlış bir uygulama yapılmaktadır. Projeye yapılan bütün ilaveler, eksiltmeler veya tashihleri, değişiklik kavramı altına almışlardır. Bu çalışmanın diğer bir amacı bu genellemeye bir sınırlama getirerek, projeye yapılan herhangi bir değişikliğin bir sistem içerisinde yönetilebilmesi için bu değişikliklerin projedeki tüm gruplar tarafından yazılı olarak vıu talep edilmesi gerekliliğini vurgulamaktır. Bu sayede bir anlaşmazlık durumunda, taraflardan herhangi biri bu değişiklik taleplerini yasal olarak başlatabilir. Burada bir proje yöneticisi açısından önemli olan, değişiklik emirlerinin sözleşme dokümanlarının bazı şartlarını ve belli terimlerini değiştirmeye yarayan resmi bir kayıt olduğunu, herhangi bir hukuki davada taraflar için yarar sağlayacak ve tartışmanın çözümlenmesinde delil olarak değerlendirilebilen resmi bir belge olduğunu unutmamaktır. Projelerde değişikliklerin etkin bir şekilde yönetilmesi için oluşturulması hedeflenen sistemin başarılı sayılabilmesi, taraflarca onaylanan bu değişikliklerin proje üzerindeki etkilerinin son derece dikkatli bir şekilde teşhis edilmesiyle sağlanabilir. Genelde proje grupları özellikle süreç ve maliyet açısından bu etkileri inceler. Ancak maliyetler ve süreçler üzerindeki bu negatif etkinin insan ilişkilerini ne derece zayıflattığını da göz ardı etmemek gerekir. Süreçler ve maliyetler kontrol edebilen ve boyutları ölçülebilen etkilerdir, fakat eylemin gerçekleşmesinde mesai harcayan ekipler işlerinin durdurulduğunu, iyi veya kötü herhangi bir şekilde değiştirilmesi gerektiğini ve bunun için fazladan mesai harcamaları gerçeğiyle yüzleştiklerinde, moral ve verimlilik üzerinde negatif etkiler oluşmaktadır. Bu gibi. etkilerin proje grupları tarafından ne kontrol edilmesi ne de herhangi bir boyutunun ölçülebilmesi mümkündür. Bu etkilerinde uzun dönemde ikili ilişkilerde sorun yaratabileceğini hatırlatmada fayda vardır. Bütün bu tartışmaların dayandığı ortak nokta, değişikliklerin; inşaat projelerinde yer alan taraflara yönelik bir dizi sorunun başlıca kaynağı olduğudur. Aslında proje sırasında yaşanan birçok sorun, değişikliklerin nedenleri ve etkileri konusunda meydana gelen fikir ayrılıklarından doğmaktadır. Amaç, öngörülen değişikliklerin hangi tarafın sorumluluğu olduğunu belirleyebilmektir. Bunun için inşaat sektöründe birtakım terimler belirlenmiştir, ancak bu terimlerin kesin olarak tanımlanamaması ve bunların sözleşme şartlarına uyarlanamaması, taraflar arasında hukuksal bir anlaşmazlığa da yol açabilir. IX Bütün bu karmaşık yapının etkili ve çabuk bir şekilde çözümlenebilmesi proje yönetim gruplarının nitelikleriyle doğru orantılıdır. Ancak günümüzün karmaşık proje organizasyonları, çelişkili proje kontrol yöntemleri ve eksik proje yönetim sistemleri grupların bu önemli niteliklerini negatif yönde etkilemektedir. Bu çalışmanın hedefi; projeler üzerinde negatif bir etki yaratan değişikliklerin, bir sisteme oturtularak etkin bir şekilde yönetilebilmesi ve bu sayede proje ekiplerinin değişikliklerden faydalanabilmesini sağlayabilmektir. İnşaat sektörünü incelediğimizde çok sayıda değişiklik yönetim sistemlerine rastlanabilir. Bu sistemlerin çoğu değişiklikleri etkin birşekilde yönetmek için yeterli bulunamamıştır. Bu çalışmada ise sektörde var olan diğer yönetim sistemlerinin eksikliklerini belirleyerek elde edilen temel prensipler üzerine kurulabilecek bir örnek sistem oluşturmak amaçlanmıştır. Oluşturulmak istenen bu sistemi kullanarak değişiklikleri yönetebilmek mümkün olabilir. Ancak çalışmanın hedefi etkin bir yönetim olduğu düşünülürse sistemi oluşturan prensiplerin en iyi şekilde kavraması gerekliliği ortaya çıkmaktadır. Sistemi oluşturan bu beş temel prensibi kısaca tanımlarsak:- 1. Projede değişiklik yapılabilmesi için uygun ortam yaratmak; 2. Meydana gelebilecek değişikliklerin farkedilebilmesi; 3. Değişikliklerin değerlendirilmesi; 4. Değerlendirme sonucuna göre uygulanması; 5. Yapılan uygulamalar sonucunda edinilen derslerin ilerki projelerin geliştirilebilmesi için kullanması. Ancak sistemi oluşturan bu prensiplerin uygulanabilmesi için, projede yer alan taraflar bazı ön şartları yerine getirmelidirler. Bu şartlar taraflarca ortak bir karara bağlandığı taktirde, değişikliğin yapılabileceği uygun ortamdan bahsedilebilir. Önce projeye dahil olan tüm tarafların değişiklikleri fark etmesi ve onlara karşı hassasiyetlerini arttırmak konusunda ortak bir anlaşmaya varmaları gerekmektedir. İkinci şart, potansiyel değişikliklerin planlanmasının projede mümkün olduğunca erken yapılmasıdır. Üçüncü ve son ön şart ise projedeki tüm tarafların değişikliklerin değerlendirilmesini ve en kısa zamanda üzerlerinde karara varılmasını kabul etmiş olmasıdır. Bu şartlar sağlandıktan sonra sistem etkin bir şekilde uygulanabilir. Sonuç olarak bu çalışmanın sektöre sunmayı hedeflediği değişikliklere ilişkin yönetim sisteminin bir örnek olduğu unutulmamalıdır.. Bu sistem ve prensiplerinden yola çıkılarak, proje yöneticileri kendi değişiklik yönetimi sistemlerini oluşturmalıdır. Proje yöneticilerinin unutmaması gereken en önemli konu, inşaat aşamasında projede yapılan değişikliklerin belirli bir sistem doğrultusunda etkin bir şekilde yönetmesi gerçeğidir. Çünkü bu evrelerde projelerde yapılacak değişikliklerin doğuracağı problemler, projelerinnin başarısını doğrudan etkileyecektir.

Owners, designers and construction contractors are all aware that introduction of changes into a project can lead to problems and hinder project success. Changes may interrupt the flow of work, create delays, cause schedules to slip and inflate costs, which in turn may generate claims even costly litigation. As a consequence, this thesis is established to find solutions to, or, preferably, the means of avoiding such problems. An extensive literature review has guided this research which is now ready to present its findings to the industry. This research focused on determining the nature and origin of problems related to changes. The elements of a project that are subject to change have been categorized. The relationship between the occurrence of changes throughout the life cycle and their impacts have been established. As a result of this research, three primary deliverables are provided to the industry: (1) a comprehensive view of changes, (2) a set of principles for effective management of change, (3) a prototype change management system. This research provides these deliverables, beginning with a detailed descriptions of project changes, followed by a discussion on their causes, types and impacts. A description of a typical project life cycle and the dynamics of change management are then presented in Chapter 3 on the basis of each of the project phases. Next, the principles of effective change management are identified. Finally, a prototype change management system is included as Chapter 4. Highlighting the principles of effective change management, they are: a balanced change culture, recognize change(when it occurs), evaluate change, implement change and continuously improve from lessons learned. The research states that significant savings in total installed costs of construction projects are achievable by improving management of changes. Owners and contractors can profit from increased efficiency. Schedules can be made more reliable, and end-user satisfaction can be enhanced. The industry can immediately benefit.